Emma Jaques, profesjonalistka w dziedzinie licytacji, oferuje pierwszorzędny poradnik dla licytujących. Zamiast skupiać się wyłącznie na dokumencie ofertowym, zachęca do zwrócenia uwagi na wszystkie kroki, które następują przed i po złożeniu oferty. Sugeruje, że atmosfera podczas większości procesów przetargowych zazwyczaj oscyluje pomiędzy szaleństwem a frenezją, ponieważ zbliżają się terminy i czai się katastrofa. Swój przejrzysty i często obszerny tekst uzupełnia tabelami, wykresami, wskazówkami i zasadami oraz przykładem „dobrej” oferty Londynu na Igrzyska Olimpijskie w 2012 roku. W pełnej krasie o przetargach publicznych i prywatnych, tekst rozrzedza się, gdy dochodzi do finansowania zewnętrznego i dotacji. Książka jest zorientowana na Wielką Brytanię (np. używa się w niej słowa „tender” w znaczeniu „request for proposal”). Należy pamiętać, że przepisy i konkretne kategorie przetargowe mogą się różnić w Państwa jurysdykcji. Mimo to wiele porad dotyczących przetargów ma ogólne zastosowanie. getAbstract uważa, że ta bardzo konkretna książka jest przydatna dla menedżerów ds. przetargów, kupujących i obserwatorów wojny przetargowej.

Streszczenie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości tłumaczenia) jako materiał uzupełniający na nasze szkolenia i wyjazdy integracyjne.

Take-Aways
Opracowanie wartościowej oferty jest czasochłonne i kosztowne.
Zakończenie projektów przetargowych sukcesem wymaga wysokich umiejętności i odpowiedniego nastawienia.
Kluczem do udanego przetargu jest całkowite zaangażowanie zespołu.
Należy licytować tylko projekty „możliwe do zrealizowania, możliwe do wygrania” i „opłacalne”.
Jako oferent proszę spojrzeć na swoją ofertę oczami kupujących.
Rozwijać i wykorzystywać relacje z personelem nabywcy.
Streszczenie jest najważniejszą częścią oferty.
Należy położyć nacisk na „kwantyfikację” przy opisywaniu cech i korzyści, które Państwo oferują.
Zarówno wygrane, jak i przegrane oferty dostarczają wielu informacji dla późniejszych projektów.
Najtańsza oferta nie zawsze wygrywa, ale czasami wygrywa ten, kto jest słabszy.
Podsumowanie
Podstawy licytacji
Wbrew panującej opinii, oferent z sektora małych i średnich przedsiębiorstw nie gra przeciwko z góry upatrzonej talii, przynajmniej nie w Wielkiej Brytanii. Ostatnie regulacje prawne otworzyły mniejszym organizacjom możliwość wygrania 25% kontraktów w sektorze publicznym. Przepisy unijne zabraniają również wybierania z góry ustalonego zwycięzcy przetargu przed przeprowadzeniem pełnego procesu przetargowego.

„Jeśli zastosują Państwo techniki i dobre praktyki opisane w tej książce, mogą Państwo oczekiwać, że wygrają Państwo co najmniej 50% przetargów, w których wezmą udział, w porównaniu do około 10% bez nich.
Nie oznacza to, że licytacja polega na wrzuceniu w ręce potencjalnego nabywcy garści stron i ładnych zdjęć obiektu. Przygotowanie wartościowej, konkurencyjnej oferty wymaga wysiłku, energii i determinacji. Porażki są częste, ale każda próba wzbogaca arsenał zasobów Państwa organizacji na potrzeby przyszłych przetargów. Członkowie zespołu przetargowego muszą posiadać umiejętności pozwalające na opracowanie solidnej oferty, a także pozytywne nastawienie oraz wystarczającą ilość „energii” i „pasji”, aby podtrzymać wysiłek, niezależnie od tego, czy wygrają czy przegrają. Nie ma półśrodków – licytacja to sprawa typu „wszystko albo nic”.

Możliwości przetargowe
W Wielkiej Brytanii dekrety ustalają „progi” finansowe oddzielające duże projekty od małych. Kupujący, ogłaszając przetarg, przestrzegają różnych przepisów dla każdej grupy. Jeżeli szukają Państwo „możliwości o niższej wartości”, należy podejść bezpośrednio i zadzwonić do kierownika ds. zakupów. Co tydzień należy robić przegląd odpowiednich stron internetowych nabywców. Najbardziej owocnymi internetowymi źródłami informacji o kontraktach przetargowych są strony Contracts Finder i Supply Contracts. Proszę znaleźć „okazje o wyższej wartości” na stronie Tenders Electronic Daily, Government Procurement Service oraz na e-portalu Dynamic Marketplace. Na arenie publicznej dostępne są cztery rodzaje procesów zamówień publicznych: „otwarty, ograniczony, dialog konkurencyjny” i „negocjowany”. W sektorze prywatnym przyszli oferenci muszą zidentyfikować i zbadać potencjalnych nabywców oraz nawiązać bezpośredni kontakt.

„Wstępna kwalifikacja”
Aby obronić się przed ogromną falą potencjalnych dostawców, nabywcy z sektora publicznego wymagają „prekwalifikacji”, aby dodać firmę do zarządzanej listy akceptowalnych kandydatów do łańcucha dostaw. Dostawca, który chce wziąć udział w projekcie, musi wypełnić „kwestionariusz wstępnej kwalifikacji”, w którym wyszczególnia swoją zdolność prawną, kondycję finansową i ubezpieczenie. Kupujący oczekują dowodów na stosowanie dobrych praktyk biznesowych, dlatego należy dołączyć dokumenty dotyczące takich kwestii jak obsługa klienta i zrównoważony rozwój.

Składać lub nie składać oferty
Przygotowanie i złożenie oferty jest czasochłonne i kosztowne, dlatego należy stworzyć wewnętrzny proces decyzyjny. Proszę rozważyć diagram SWOT, pokazujący Państwa „mocne strony, słabe strony, możliwości” i „zagrożenia”. Upewnić się, że Państwa oferta będzie „możliwa do zrealizowania, możliwa do wygrania” i „opłacalna”. Sprawdzić zdolność Państwa organizacji do wykonania zadania na podstawie wcześniejszego doświadczenia, dostępnych zasobów i wpływu na istniejące zobowiązania biznesowe. Przeanalizować dokument przetargowy (zapytanie ofertowe), aby ustalić, czy oferta jest spiętrzona na korzyść istniejącego operatora. Zbadać swoją konkurencję i „kulturę” kupującego. Aby zapewnić sobie zysk, należy policzyć „koszty specyficzne dla danej okazji”, sprawdzić finanse nabywcy i spróbować przewidzieć wszelkie możliwe nieprzewidziane zmiany w otoczeniu przetargowym lub w realizacji projektu. Podjąć decyzję o złożeniu oferty – lub nie.

„Utrzymywanie się na ścieżce
Aby rozpocząć zarządzanie procesem przygotowania oferty, należy przeczytać i ponownie przeczytać dokument przetargowy. Stworzyć harmonogram projektu zawierający zadania, kamienie milowe i wydarzenia; dodać terminy i „właścicieli zadań”. Zaprojektować „matrycę wyjściową” elementów oferty, które musi zrealizować Państwa zespół. Aby stworzyć dokument ofertowy, należy wygenerować „szablon odpowiedzi”, który odzwierciedla żądania kupującego lub – w przypadku braku szablonu – opracować matrycę od podstaw.

„Potrzebne jest pragmatyczne podejście, niekończący się entuzjazm dla tego, co się proponuje, umiejętność myślenia o rzeczach z perspektywy kupującego i determinacja, aby przedstawić swoje rozwiązanie w jak najlepszym świetle”.
Proszę realistycznie ocenić wymagany czas. Proszę przeanalizować swoje dokumenty przetargowe pod kątem braków, niedokładnej korekty i innych błędów. Przed wysłaniem oferty i sprawdzeniem jej odbioru należy dokonać ostatecznego, dokładnego sprawdzenia.

Pisanie oferty
Proces pisania oferty należy rozpocząć od zebrania swoich ludzi, którzy przejrzą dokumenty zapytania ofertowego, własną matrycę i diagram SWOT oraz harmonogram z pracownikami. Należy przeznaczyć na to dużo czasu. Ustalić „wizję klienta” – jak klient widzi siebie teraz i w przyszłości. Czy klient prosi o ofertę na przykład w celu obniżenia kosztów lub poprawy jakości? Następnie należy sporządzić zarys wewnętrzny, który będzie zawierał cechy Państwa oferty i ich korzyści – to są Państwa „wyróżniki”. Wymienić informacje ze wszystkimi stronami, które będą uczestniczyć w Państwa ofercie. Najpierw należy napisać najważniejszą część dokumentu – streszczenie, które pokazuje Państwa znajomość „wizji klienta”, motyw „wygranej” i zrozumienie wyzwań projektu. Proszę podać cenę, swoją „propozycję wartości” i krótki opis Państwa firmy. Następnie należy napisać o szczegółach, skupiając się na wynikach, metodach i dotychczasowych sukcesach.

„Ile?”
To, ile kupujący zamierza wydać, to „przedział budżetowy”. Kupujący oczekują, że oferent będzie miał uporządkowaną sytuację finansową. Porównają wielkość kontraktu z Państwa dotychczasowym nakładem pracy. W celu określenia ceny należy zastosować podejście „bottom-up” lub „top-down”. W przypadku szacunku „bottom-up” należy obliczyć ceny według zadań, a następnie zsumować. W przypadku kalkulacji odgórnej należy określić ogólny budżet i przydzielić środki na poszczególne zadania. Czasami dostawcy ryzykują „premier solution”, czyli ofertę z wyższą ceną, która wykracza poza ramy przetargu. W takim przypadku należy również uwzględnić „rozwiązanie zgodne z przepisami”, czyli ofertę, która ściśle odpowiada wymogom zapytania ofertowego. Każda oferta musi zawierać „propozycję wartości”, przedstawiającą informacje ilościowe, takie jak terminy i koszty. Należy uważać na udział w „e-aukcji”, ponieważ ten format faworyzuje kupującego.

„Studium przypadku” i kontakt z kupującym
Studia przypadków mogą być przekonujące, ale należy pamiętać, aby dopasować je do wymagań ofertowych. Proszę podkreślić doświadczenie i kompetencje Państwa głównego personelu. Proszę pokazać referencje od istniejących klientów. Należy pamiętać o zachowaniu poufności i konfliktach interesów.

„Udział w przetargu to poważna sprawa – może to być proces czasochłonny, wymagający zasobów i kosztowny”.
Rozmowa z klientem. Połączyć odpowiednich ludzi z ich odpowiednikami w organizacji klienta. Jeżeli Państwa firma jest „zasiedziałym” dostawcą, należy aktywnie pracować nad budową zaufania. Aby dowiedzieć się czegoś o nowym kliencie, należy zapytać nabywcę, porozmawiać z użytkownikami końcowymi i uczestniczyć w spotkaniach informacyjnych dostawców. Ostateczna prezentacja dla nabywcy wymaga wczesnych przygotowań, zapoznania się z wytycznymi przetargu dotyczącymi prezentacji, wyboru zespołu, dopracowania i prób. Gdy będą Państwo gościć potencjalnego nabywcę w swojej siedzibie, należy rozwinąć czerwony dywan.

Wygrać czy przegrać
Nabywca z sektora prywatnego może nie od razu ogłosić zwycięzców przetargu. Grantodawca z sektora publicznego już tak. Ogłoszenie zwycięskiej oferty powinno zawierać „dyrektywę o środkach zaradczych”, aby pomóc konkurentom zrozumieć, dlaczego ich oferta się sprawdziła lub nie. Nabywcy powinni przewidzieć „okres zawieszenia”, w którym potwierdzą zgodność oferty zwycięzcy.

„Bardzo łatwo jest zniwelować przyszły zysk przez nieprzewidziane koszty”.
Wygrana czy przegrana, Państwa firma może wyciągnąć wnioski i uzyskać informacje zwrotne z każdego przetargu. Proszę przeanalizować swój wewnętrzny proces przetargowy i zapytać kupującego o treść, format, cenę i sposób prezentacji oferty. Proszę skorzystać z ustawy o wolności informacji, aby uzyskać zaskakujące szczegóły. Dalsze wykorzystanie pracy nad ofertą poprzez utworzenie dynamicznej bazy danych.

„Perspektywa kupującego”
Dobrzy kupcy szanują swoich dostawców, prowadzą prostą procedurę przetargową, dają Państwu czas na przygotowanie oferty, optymalizują warunki transakcji i „starają się wyrównać szanse”. Dobry pracownik działu zaopatrzenia umiejętnie zarządza budżetem, utrzymuje ceny, „równoważy ryzyko” i kontroluje umowy. Najtrudniejszym zadaniem kupców jest wystawienie skutecznej oferty. Kupujący muszą zmagać się z pytaniami, które mogą prowadzić do zmiany specyfikacji. Zazwyczaj zespoły zorganizowane przez specjalistę ds. zaopatrzenia kupującego dokonują oceny i przekazują szczegóły kierownictwu. Kupujący nie lubią m.in. pretensji, niekompletności, braku dowodów, „błędnych założeń” i przedłużania terminów. Lubią solidne dokumenty, wyraźne dowody możliwości, staranne uwzględnienie ich specyfikacji, gratisy i „własne rozwiązania”. Niektóre przetargi są pozorne; kupujący lubią dotychczasowego dostawcę i zamierzają go zatrzymać. Ocena jest trudna, więc streszczenia są niezbędne. Kupujący i dostawcy nigdy, przenigdy nie będą partnerami.

„Oferty i wnioski o dotacje z funduszy zewnętrznych
Poszukiwanie funduszy zewnętrznych wymaga takich samych sił i wytrwałości, jak zdobywanie kontraktów lub funduszy w sektorze publicznym i prywatnym. Dotacje mogą dotyczyć „kosztów projektu, kosztów podstawowych i projektu, kapitału” lub „przychodów”. Informacje o biznesowych i społecznych źródłach finansowania można znaleźć w Internecie. Przydatne strony to Grantfinder i Grantnet.

„Państwa doświadczenia przetargowe są bezcenne, ponieważ dzięki nim mogą Państwo zwiększyć swoje szanse na sukces w każdym nowym konkursie”.
Złożyć wniosek o dotację, który jest „możliwy do zrealizowania, możliwy do wygrania” i „wykonalny finansowo”. Należy upewnić się, że Państwa model odpowiada wymaganiom grantodawcy i że proponowane wyniki są dokładne. Wnioskodawcy muszą spełniać wymagania dotyczące lokalizacji, celu i charakteru ich organizacji; muszą wykazać potrzebę i realne wyniki oraz przestrzegać wszystkich przyjętych zasad planowania finansowego. Wszystkie oferty powinny być zorientowane na klienta i składane jak najwcześniej. Udana oferta otwiera drzwi do długoterminowych relacji z fundatorem.

Złote zasady licytacji
Proszę przestrzegać tych 13 aksjomatów:

„Szukaj okazji” – To wymaga energii i otwartego umysłu.
„Nie licytuj wszystkiego” – Bądź selektywny w swoich wyborach.
„Patrz na sprawy z perspektywy kupujących – skup się na ich priorytetach, nie na swoich.
„Przygotować najpierw temat oferty i streszczenie” – To wyostrza myślenie o całym projekcie.
„Szukać punktów zwrotnych” – Brak zajęcia się nimi źle wróży.
„Odpowiadaj na wszystkie pytania” – Obsesyjnie dbaj o szczegóły w swojej ofercie.
„Odpowiadaj na pytania, które zadaje kupujący” – Bądź detektywem.
„Zaangażuj się, wpłyń i przekonaj” – Rozwijaj i wykorzystuj kontakty z personelem kupca.
„Ustal cenę i poznaj jej wartość” – Należy być otwartym i podawać realistyczną cenę.
„Postępuj zgodnie z zasadami kupującego” – Postępuj zgodnie z nimi, bo inaczej się nie uda.
„Wykorzystaj studia przypadków” – Jeśli mają Państwo doświadczenie, proszę je pokazać.
„Bądź zorganizowany” – Bądź na bieżąco z personelem piszącym oferty i zadaniami.
„Ucz się i doskonal” – Analizuj swoje doświadczenie pod kątem zwycięstw i porażek.
„Dobra” oferta Londynu na Igrzyska Olimpijskie w 2012 r.
Londyn nie był uważany za poważnego pretendenta do organizacji Igrzysk. Po okresie nieporozumień grupa starająca się o nominację utworzyła trzy zespoły – pisarzy ofert, lobbystów oraz marketingowców i komunikatorów – oraz armię interesariuszy. Badania nad wcześniejszymi olimpiadami i rozmowy z poprzednimi brytyjskimi oferentami pomogły Londynowi wskazać mocne i słabe strony konkurujących miast.

„Fundatorzy bardzo preferują propozycje, które pokazują, że beneficjenci sami będą zaangażowani w etapy planowania i realizacji.
Dyskusja na temat zakwaterowania sportowców w pobliżu miejsc rozgrywek skierowała uwagę na sportowców, sugerując główną „zasadę wizji” oferty. Stworzenie prostej, pozbawionej sztuczek technicznych oferty zajęło 18 miesięcy. Prezentacja musiała być „przekonująca, autentyczna” i „inna”. Zespół przetargowy pokazał odwiedzającym go urzędnikom Międzynarodowego Komitetu Olimpijskiego projekty infrastrukturalne i zaprosił ich na kolację z królową Elżbietą II. Zespół uruchomił oddziały wpływu prestiżowych osób w kampanii, która przyniosła duże korzyści. Zespół sprzedał pomysł, że Igrzyska w Londynie zachęcą młodych ludzi z całego świata do uprawiania sportu. Prezentacja końcowa składała się z przeglądu oferty, pochwały miasta i wyjaśnienia, w jaki sposób Londyn zainspiruje światową miłość do sportu. Te punkty, starannie napisane i wygłoszone przez najwłaściwsze osoby, zapewniły wygraną. „Niedoszli goście mogą wygrać i wygrywają”.

O autorze
Emma Jaques, dyrektor zarządzający w Onto the Page Ltd., zarządzała projektami B2B i B2C oraz kierowała zespołami projektującymi programy o wysokim profilu dla dużych klientów publicznych i prywatnych.