Jeżeli zamierzają Państwo złożyć ofertę w rządzie Stanów Zjednoczonych, proszę być ostrzeżonym: Odpowiedź na zapytanie ofertowe (RFP) może być koszmarem, ale konsultant ds. rozwoju biznesu Steve R. Osborne naprawdę pomaga. Jego poradnik „Krok po kroku” na temat planowania, zarządzania i składania skutecznych ofert dla biznesu rządowego nie pozostawia żadnego szczegółu – absolutnie żadnego – bez uwagi. Jeżeli są Państwo kierownikiem projektu odpowiedzialnym za napisanie oferty w odpowiedzi na rządowe RFP – czy to pierwszej, czy pięćdziesiątej – getAbstract wierzy, że Osborne dostarczy Państwu potrzebnych wskazówek, z informacjami ratującymi życie na każdej stronie.

Streszczenie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości tłumaczenia) jako materiał uzupełniający na nasze szkolenia i wyjazdy integracyjne.

Take-Aways
Aby odpowiedzieć na zapytanie ofertowe rządu USA (RFP) w celu wygrania kontraktu federalnego, należy przygotować i złożyć dokumentację w sposób strategiczny.
Przygotowanie odpowiedzi na RFP to skomplikowana, frustrująca i niezwykle ciężka praca.
Należy wstępnie zaplanować projekt, w przeciwnym razie Państwa propozycja zakończy się niepowodzeniem.
Należy zapoznać się z elementami, które składają się na standardowe rządowe RFP.
Zrozumieć „wybór źródła”, czyli jak rząd decyduje, które oferty wygrywają.
Zacząć od „strategicznego planu biznesowego”, aby określić, które RFP będą Państwo realizować.
Odrobić pracę domową na temat nadchodzących możliwości przetargowych; poznać swoją konkurencję.
Zebrać dobry „zespół przechwytujący”, aby stworzyć zwycięskie propozycje.
Odpowiednie zaplanowanie propozycji wymaga pięciu narzędzi: „konspektu, matrycy wymagań, matrycy odpowiedzialności, przewodnika autora i harmonogramu”.
Dobry kierownik projektu ofertowego musi być „trenerem, cheerleaderką i komendantem”.
Podsumowanie
RFP: Zapytanie ofertowe czy naprawdę frustrujący ból?
Odpowiadanie na propozycję przetargową rządu federalnego USA to ból. Kierownicy projektów często podejmują się przygotowania oferty do procesu Request for Proposal (RFP) ze zgrozą w sercu, ponieważ proces ten jest tak skomplikowany. Jednak wygranie lukratywnego kontraktu rządowego jest warte zachodu. Ponieważ przepisy zabraniają agencjom federalnym losowego wyboru dostawców, agencja, która potrzebuje zlecić pracę – od budowy garażu po stworzenie publicznej kampanii edukacyjnej – ogłasza RFP. Aby ubiegać się o pracę, wykonawcy z danej dziedziny muszą odpowiedzieć na RFP z wygraną ofertą opartą na prawidłowej dokumentacji. Jak wiedzą doświadczeni oferenci, zapytania te mogą być szalenie skomplikowane, podobnie jak Państwa odpowiedź. Szablony RFP często rozwijają się z czasem, zawierają różne sekcje i poprawki, które często wydają się być ze sobą sprzeczne, ale oferent musi dostarczyć każdy szczegół.

„Proces zamówień publicznych rządu federalnego jest kontrolowany przez oszałamiający szereg przepisów i realizowany przez nieefektywną biurokrację.
Niedoświadczeni oferenci mogą nie dostrzegać tych realiów, źle rozumieć zakres projektu lub źle obliczyć czas, jaki będzie potrzebny na realizację oferty. Często zaniedbują stworzenie strategii przetargowej, która byłaby wskazówką przy pisaniu oferty. Czasami punktem spornym może być po prostu niezastosowanie się do instrukcji zawartych w RFP lub nie wyjaśnienie swojej prezentacji w sposób jasny. Skuteczni kierownicy propozycji podejmują następujące działania:

Wcześnie podejmują „działania marketingowe” i ustalają, czego dokładnie potrzebuje agencja.
Tworzą strategię przetargową, czyli „capture plan”, w którym analizują mocne i słabe strony swojej propozycji.
Zatrudniają wybitny zespół ds. ofert i dają mu uprawnienia do podejmowania decyzji oraz narzędzia do ich realizacji.
Upewniają się, że oferta obejmuje każdy aspekt RFP.
Szacują dobre, realistyczne wynagrodzenie.
Tworzą swoją ofertę w jasnym, pozbawionym żargonu języku.
Części układanki
Zwyczajowy format przedstawiania elementów RFP to „13 oddzielnych sekcji, od A do M, zorganizowanych w cztery części”. Państwa odpowiedzi powinny dowodzić, że są Państwo najlepiej wykwalifikowani, aby wygrać to zadanie.

„Część I – Harmonogram
A. „Formularz zamówienia/umowy” – W tym spisie treści należy wymienić podstawowe fakty, takie jak nazwa agencji, która prosi o ofertę, Państwa dane kontaktowe oraz terminy realizacji zadania. B. „Dostawy lub usługi i ceny/koszty” – Proszę opisać swój produkt lub usługę w kategoriach odpowiadających potrzebom agencji, wymienionych jako „Numery pozycji kontraktowych” (CLIN). C. „Opis/specyfikacja/oświadczenie o pracy” – Należy podać więcej szczegółów dotyczących Państwa pracy. D. „Opakowanie i oznakowanie” – Dotyczy głównie produktów, ale jeżeli składają Państwo ofertę na świadczenie usług, można poprosić o opisanie procesów lub mechanizmów. E. „Inspekcja i odbiór” – Należy wyjaśnić, w jaki sposób rząd może ocenić Państwa pracę. F. „Dostawy lub wykonanie” – Należy ustalić harmonogram prac, który będzie zgodny z RFP. G. „Dane administratora kontraktu” – Należy uwzględnić wszelkie „informacje lub instrukcje dotyczące administrowania kontraktem”, które nie zostały ujęte w części A. H. „Specjalne wymagania dotyczące kontraktu” – Należy przedstawić informacje, które nie zostały ujęte w części I poniżej. Może to dotyczyć szerokiego zakresu zagadnień.

„Część II – Klauzule umowne”.
I. „Klauzule umowne” – Wniosek wymienia „klauzule umowne wymagane przez prawo lub przepisy”, takie jak gratyfikacje lub wymogi bezpieczeństwa. Proszę pokazać, jak Państwo się do nich stosują.

„Część III – Lista dokumentów, załączników i innych dodatków”.
J. „Lista załączników” – To informacje, które dołączają Państwo do swojego RFP, jeżeli takie są.

„Część IV – Oświadczenia i instrukcje”.
K. „Oświadczenia, certyfikaty i inne oświadczenia oferentów lub respondentów” – W tym miejscu należy podać informacje o Państwa firmie: Jak duża jest firma? Czy jest własnością mniejszości? L. „Instrukcje, warunki i zawiadomienia dla oferentów lub respondentów” – W tym miejscu należy opisać, jak wypełnić wniosek, jakich zestawów i materiałów należy użyć oraz jakie informacje należy zamieścić. Proszę się upewnić, że Państwa wniosek spełnia wszystkie szczegóły. M. „Czynniki oceny w celu przyznania zamówienia” – W tym miejscu wyjaśnia się metody, jakimi rząd będzie się posługiwał przy wyborze zwycięskiego oferenta, dlatego warto upewnić się, że spełniają Państwo kryteria.

Jak rząd wybiera Państwa (lub nie)
Proszę zapoznać się z rządowym „wyborem źródła” – jego przesłankami do wyboru zwycięskich ofert. Rząd wybiera spośród trzech modeli: Pierwszy to „model kompromisu lub najlepszej wartości”, w którym atuty oferenta, takie jak duże zasoby techniczne lub znakomita historia biznesowa, liczą się bardziej niż cena. Drugi to „model najniższej ceny technicznie akceptowalnej”, gdzie rządzi koszt. Trzeci to model „performance-price trade-off”, który równoważy „cenę i dotychczasowe wyniki”.

„Czy kiedykolwiek przeglądał Pan duży stos życiorysów? … Ludzie mają tendencję do nieświadomego szukania powodów do eliminowania życiorysów z dalszego rozpatrywania, aby uprościć proces przeglądu. Myślę, że osoby oceniające w rządzie stosują czasami podobne podejście… zwłaszcza, gdy jest wielu oferentów.”
Kilka czynników decyduje o tym, czy Państwa propozycja zostanie przyjęta, czy też nie. Jednym z nich jest Państwa zdolność techniczna. Rząd przeanalizuje Państwa odpowiedź na RFP, aby sprawdzić, czy oferują Państwo techniczną „mocną, słabą, niepewną” lub „niedostateczną” stronę. Oceniający rządowi decydują o tym tylko czytając to, co Państwo złożyli. Recenzenci spróbują również określić ryzyko współpracy z Państwem i przyznają ocenę wysokiego, umiarkowanego lub niskiego ryzyka. Kontrolerzy biorą pod uwagę dotychczasowe osiągnięcia Państwa firmy i mogą zażądać od Państwa przeprowadzenia ankiety z prośbą o ocenę poprzednich klientów. Liczy się również podana przez Państwa cena. Agencja ocenia te czynniki w „arkuszu oceny zbiorczej”, na podstawie którego przyjmuje lub odrzuca Państwa ofertę.

Zanim złożą Państwo wniosek: Przygotujcie się strategicznie
Na rok do dwóch lat przed tym, jak rząd udostępni RFP, w którym mogą Państwo wziąć udział, należy przygotować się do roli oferenta. Wspólnie z członkami zespołu należy opracować ogólną lub szczegółową strategię przetargów federalnych. W przypadku strategii ogólnych należy przygotować się do spełnienia rządowych kryteriów wyboru źródła. Na przykład, czy mogą Państwo zaoferować najniższą cenę lub najmniejsze ryzyko? W przypadku strategii bardziej szczegółowych, należy przeanalizować rządowe „kluczowe wymagania dotyczące oceny klienta” (CKER) – kryteria, na których opierają się recenzenci przy wyborze zwycięzców – i określić, w jaki sposób Państwa firma je spełnia. Na przykład, jak wypadliby Państwo w tych grupach CKER: „technika/wykonanie”, „zarządzanie”, „logistyka” i „harmonogram”, jak również w ogólnych kategoriach ryzyka i kosztów?

„Zrozumienie procesu, który rząd wykorzystuje do oceny Państwa propozycji i podjęcia decyzji o wyborze, jest kluczowe dla pozyskania nowego biznesu”.
Kiedy są Państwo gotowi, należy określić, o jakie kontrakty rządowe należy się ubiegać i jak przygotować zwycięskie propozycje w odpowiedzi na RFP. Po pierwsze, należy opracować strategiczny plan biznesowy. Upewnić się, że wszyscy pracownicy rozumieją cele przetargu. Stworzyć deklarację misji, która określi, co, kto, jak i dlaczego ma robić w Państwa firmie. Określić „linie biznesowe” lub rodzaje pracy, jakie będą Państwo podejmować, aby osiągnąć cele oferty. Ustalić, jak będzie się oceniać postępy i co trzeba zrobić, aby osiągnąć poszczególne etapy. Ustalenie kultury organizacyjnej, którą trzeba będzie stworzyć, aby odnieść sukces.

„Opracowanie planu strategicznego, który będzie leżał w szufladzie biurka i zbierał kurz, to po prostu strata cennych zasobów”.
Przed złożeniem jakiejkolwiek propozycji dla rządu, należy zająć się „długoterminowym pozycjonowaniem”. Należy zacząć od strategicznego planu biznesowego. Następnie należy nawiązać silne relacje z klientami i przeprowadzić badania rynku pod kątem przyszłych możliwości firmy oraz jej rywali biznesowych lub wyzwań. Nawiązanie dobrych relacji z klientami wymaga osobistego odwiedzania ich, aby zrozumieć ich bieżące potrzeby. Badanie rynku polega na ciągłym monitorowaniu stron internetowych innych firm i rozmowach z klientami Państwa konkurencji. Aktualizować informacje marketingowe. Stare dane „są gorsze niż brak informacji”.

„Zwykle proces ten jest niezwykle trudny. Często jest koszmarny”.
Stworzyć „bibliotekę ofert i propozycji”, w której znajdą Państwo swoje wcześniejsze oferty, posortowaną tematycznie bazę danych, życiorysy ważnych pracowników i informacje o konkurencji. Zapisywać zwycięstwa lub porażki i przechowywać notatki z tych sukcesów lub porażek.

Kierownik ds. pozyskiwania” – osoba odpowiedzialna za planowanie i zarządzanie procesem przygotowania oferty – musi zatrudnić następujących członków zespołu:

„Menedżer wniosku – Ogólny menedżer odpowiedzialny za przygotowanie i napisanie wniosku. Jedna osoba może pełnić funkcję zarówno kierownika ds. pozyskiwania wniosków, jak i kierownika ds. propozycji.
„Kierownik programu – Odpowiedzialny za realizację kontraktu, jeżeli wygrają Państwo biznes.
„Kierownik produkcji/administrator propozycji – Odpowiada za przygotowanie pakietu ofertowego do złożenia.
„Kierownik ds. ilości danych technicznych – Zajmuje się wszystkimi informacjami technicznymi dotyczącymi oferty.
„Kierownik ds. wielkości kosztów – wymyśla liczby ofertowe i ich uzasadnienie.
„Kierownik ds. umów – Przegląda Państwa wypełnioną odpowiedź na RFP, aby upewnić się, że w przypadku wygranej będą Państwo w stanie spełnić jego wymagania.
„Kierownik ds. marketingu – Organizuje wszystkie dane marketingowe, w tym badania konkurencji.
Plan przed złożeniem propozycji
Proszę zaplanować proces składania propozycji, w przeciwnym razie Państwa wysiłki zakończą się niepowodzeniem. Aby zrealizować swój plan, potrzebują Państwo pięciu narzędzi:

„Zarys propozycji” – Kompleksowe ramy Państwa propozycji.
„Matryca wymagań wniosku” – Wszystko, co jest potrzebne do wypełnienia sekcji M, plus wszystko, co trzeba napisać na podstawie konspektu.
„Przewodnik dla autorów” – „storyboard”, który pomoże Państwa zespołowi pisarskiemu w opracowaniu wyznaczonych sekcji.
„Matryca odpowiedzialności za propozycję” – Zestawienie, kto i co robi w zespole. Jest to ważne, ponieważ określa, jakie informacje muszą Państwo przygotować i kto musi to zrobić. Należy opracować ten dokument zgodnie z sekcjami RFP, aby zachować zgodność z przepisami.
„Szczegółowy harmonogram propozycji” – Terminy na wszystko, co związane z odpowiedzią na RFP.
„Kluczem jest maksymalne wykorzystanie czasu przeznaczonego na pracę nad propozycją, bez zabijania zespołu składającego propozycję.
Macierz odpowiedzialności za propozycję pomaga Państwa zespołowi ustalić i trzymać się „tematów propozycji” – komunikatów, które chcą Państwo przekazać oceniającym. Należy przedstawić zalety każdego tematu dla klienta i udowodnić swoje twierdzenia. Pomoże to Państwu w odpowiedzi na pytanie o ryzyko: Czy chodzi o technologię – to znaczy, czy Państwa konkurenci mają bardziej aktualne oprogramowanie lub sprzęt? Czy jest ono związane z projektem – czyli czy będzie potrzebny dodatkowy czas na realizację? A może chodzi o zarządzanie – czy rząd może być pewien, że zapewnią Państwo kontrolę jakości? Proszę nie być skromnym: Jeżeli mają Państwo mocne strony w stosunku do konkurencji, proszę o tym powiedzieć – bez arogancji – i podkreślić słabości rywali.

Realizacja
Kierownicy projektów ofertowych muszą zarządzać ludźmi. Jako kierownik musi być Pan „trenerem”, który pomaga członkom zespołu wykonać ich zadania, „cheerleaderką”, która podtrzymuje morale i „komendantem”, który wymierza karę. Terminy są ustalone, a Państwo są decydentami. Należy natychmiast i stale informować o wszelkich zmianach w odpowiedzi na ofertę. Dać wszystkim „gotowy dostęp do informacji o ofercie”. Utrzymywać w pętli komunikacyjnej członków zespołu znajdujących się w odległych miejscach. Skupić się na stopniowych osiągnięciach, aby podtrzymać energię i ducha zespołu. Kiedy Pan i Pana zespół usiądzie do pisania oferty, proszę przestrzegać następujących zasad:

Odpowiadać na pytania w kolejności, w jakiej są zadawane w RFP.
Pisać zwięźle, aby czytelnicy mogli łatwo porównać Państwa odpowiedzi z odpowiedziami innych.
Wyjaśniać wszystko dokładnie, zwłaszcza informacje techniczne.
Nie używać żargonu; być jasnym i bezpośrednim.
Zamieścić każdą informację, której żąda rząd.
Poprzeć swoje twierdzenia. Podać swoje kwalifikacje jasno i przekonująco.
Wyjaśnić, dlaczego jest Pan lepszy od swoich konkurentów, ale nie wymieniać ich z nazwiska.
Proszę używać terminologii zgodnej z terminologią stosowaną przez rząd.
Wiedzieć, że Państwa ofertę może przeczytać kilka osób, ale niektórzy mogą przeczytać tylko jeden fragment.
„Pierwszą sprawą jest świętowanie zwycięstwa. Jeżeli wygrają Państwo mały kontrakt, należy zorganizować dużą uroczystość. Jeżeli wygrają Państwo duży kontrakt, należy świętować jeszcze bardziej”.
Jeżeli Państwa propozycja wygra kontrakt, należy się cieszyć. Ale niezależnie od tego, czy się Państwu udało, czy nie, należy spotkać się z zespołem RFP, aby sprawdzić, co poszło dobrze, a co mogło pójść źle. Należy poprosić agencję wnioskującą o informacje, łącznie z podanymi kosztami, na temat zwycięskiej firmy. Zwycięska propozycja nie musi być wzorcem dla przyszłych zwycięstw.

O autorze
Dr Steve R. Osborne założył firmę Cornerstone Training i ma ponad trzydziestoletnie doświadczenie w pozyskiwaniu klientów rządowych z wielu departamentów i agencji.