Napisany przez konsultanta z trzydziestoletnim doświadczeniem w pomaganiu małym firmom w zdobywaniu kontraktów na dostawy produktów i usług dla rządu USA, ten wyjątkowy podręcznik jest przeznaczony przede wszystkim dla nowicjuszy, którzy nie wiedzą, jak szukać okazji i korzystać z systemu. Nie jest to lektura dla przyjemności, a każdy, kto nieopatrznie spróbuje przeczytać całość na raz, szybko zostanie przytłoczony akronimami i formularzami. Mimo to, książka ta jest użytecznym źródłem informacji. Przedstawia możliwości, o których prawdopodobnie nie wiedzieli Państwo, że istnieją, i szczegółowo analizuje najważniejsze formularze, wyjaśniając dokładnie, jakie informacje należy podać i które pola należy zaznaczyć. getAbstract poleca to źródło menedżerom małych firm, którzy szukają doświadczonego, pomocnego konsultanta, który poprowadzi ich przez pierwsze transakcje.
Streszczenie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości tłumaczenia) jako materiał uzupełniający na nasze szkolenia i wyjazdy integracyjne.
Take-Aways
Rząd Stanów Zjednoczonych kupuje 20% wszystkich towarów i usług wytwarzanych w kraju.
Prawie jedna czwarta zakupów o wartości 10 000 USD lub mniejszej dokonywana jest przez małe firmy.
Stosując „zakup najlepszej wartości”, rząd bierze pod uwagę czynniki poza ceną, takie jak dostępność, dostawa i gwarancja.
Nigdy nie wahajcie się prosić przedstawicieli rządu o wyjaśnienie ich oceanu akronimów.
Komputerowe systemy zakupów przy przyznawaniu kontraktów kierują się ceną i zgodnością z wymogami, a nie osobistymi kontaktami czy wpływami politycznymi.
Rząd Stanów Zjednoczonych ma wiele oddziałów i programów zakupowych; proszę dowiedzieć się, jak działa system, zanim wystąpią Państwo z ofertą.
Należy dokładnie wypełniać dokumenty. Dostarczać odpowiednią liczbę kopii.
Upewnić się, że Państwa propozycje, oferty i kontrakty dotrą na czas.
Kontrakty General Services Administration (GSA) wymagają, aby oferowali Państwo rządowi takie same ceny, jakie oferują Państwo swoim najlepszym klientom.
Praca tylko w niepełnym wymiarze godzin nad pozyskaniem biznesu federalnego jest strategią skazaną na porażkę.
Podsumowanie
Sprzedaż dla rządu USA
Rząd Stanów Zjednoczonych kupuje około jednej piątej wszystkich towarów i usług produkowanych w kraju. Jako właściciel małej firmy może Pan wykorzystać ogromną siłę nabywczą rządu. Przepisy federalne wymagają, aby rząd kupował od małych firm wszystkie towary i usługi o wartości od 2 500 do 100 000 dolarów. Te stosunkowo niewielkie zakupy stanowią prawie 23% zakupów federalnych – to dużo pieniędzy i wielka szansa. Ponadto rząd klasyfikuje zakupy poniżej 2.500 dolarów jako „mikrozakupy”, które może kupić od każdego rodzaju przedsiębiorstwa bez przeprowadzania przetargu.
„Zdecydowałem się napisać tę książkę, ponieważ nie mogłem znaleźć żadnych informacji, które pokazywałyby krok po kroku procedurę wyszukiwania, zrozumienia i składania rządowych ofert konkurencyjnych.”
Niestety, pozyskiwanie kontraktów rządowych może być dla właścicieli małych firm zastraszające. Wielu ma błędne wyobrażenia na temat tego, co się z tym wiąże. Uważają, że
Są zbyt mali.
Proces jest zbyt czasochłonny.
Nie mają odpowiednich kontaktów.
Nie osiągną zysku.
Nie będą w stanie prowadzić niezbędnej dokumentacji.
„Ta książka jest pomyślana jako podręcznik roboczy, coś, do czego można się regularnie odwoływać, gdy zaczynają Państwo przeszukiwać różne strony internetowe agencji w poszukiwaniu możliwości sprzedaży.”
Proszę wziąć sobie do serca. Żaden z tych stereotypów nie jest prawdziwy. Nauka poruszania się po procedurach federalnych nie jest łatwa, ale jest warta poświęcenia czasu. Rząd Stanów Zjednoczonych może stać się Państwa największym i najlepszym klientem, więc będą Państwo mieli duże korzyści z tego, że dowiedzą się, czego on potrzebuje, jak Państwa firma wpisuje się w ten obraz i jak zrealizować kontrakt.
Rejestracja działalności gospodarczej
Rząd USA to bez wątpienia nieporęczna biurokracja. Aby zacząć szukać i ubiegać się o kontrakty, trzeba najpierw uzyskać alfabetyczną zupę numerów identyfikacyjnych i certyfikatów. Najbardziej podstawowe z nich to numer Dun & Bradstreet (DUNS), który potwierdza, że Państwa firma ma zdolność finansową, oraz Tax Identification Number, który jest jak numer ubezpieczenia społecznego dla firm.
„W 1994 roku rząd uchwalił Federal Acquisition Streamlining Act, który uprościł sposób dokonywania zakupów rządowych poniżej 100 000 USD.
Wszyscy wykonawcy rządowi muszą zarejestrować się na stronie internetowej Central Contractors Registration (CCR). Po rejestracji CCR przydziela Państwu numer identyfikacyjny partnera handlowego (TPIN), a Państwo wybierają swój numer identyfikacyjny partnera marketingowego (MPIN). Rząd przydziela Państwu również inne kody, które określają rodzaj prowadzonej działalności, lokalizację i rodzaj wytwarzanych produktów.
„Federal Prison Industries (FPI) została utworzona w celu zapewnienia płatnego zatrudnienia więźniom, głównie poprzez produkcję wyrobów dla rządu federalnego”.
Pozornie nieskończony wszechświat federalnych akronimów może wydawać się przytłaczający, ale rządowe strony internetowe wyjaśniają wiele z nich. Po rozpoczęciu procesu, urzędnicy ds. zamówień publicznych również mogą pomóc. Nie należy się wahać i prosić o wyjaśnienia.
Znajdowanie możliwości
Rząd ogłasza każdego dnia około 10 000 możliwości sprzedaży, z których wiele jest przydzielanych automatycznie przez komputer, według ścisłych zasad. W przypadku tych możliwości nie trzeba mieć kontaktów, ponieważ nie ma tu nawet interakcji z człowiekiem. Zgodnie z przepisami, rząd przyznaje te małe kontrakty w ciągu kilku dni i płaci za nie w ciągu 30 dni.
„Program Automatycznej Oceny Kontraktów (PACE) to zautomatyzowany system, który ocenia oferty i przyznaje zamówienie drogą elektroniczną.
Aby zakwalifikować się do takich możliwości, trzeba zainwestować czas, aby dowiedzieć się, jak się w nich odnaleźć, jak pracować w systemie i jak prowadzić wymaganą dokumentację. Rząd nigdy niczego nie wyrzuca i w kontaktach z nim też nie należy tego robić. Chociaż w handlu z rządem będą Państwo mieli do czynienia z konkurencją, nie jest ona gorsza od tej, z którą mają Państwo do czynienia w sektorze prywatnym.
„Oferta, która nie odpowiada dokładnie wymogom PACE, nie będzie brana pod uwagę, nawet jeżeli jest to oferta z najniższą ceną”.
Pierwszym miejscem, w którym należy szukać kontraktów rządowych, jest strona internetowa Federal Business Opportunities, na której znajdują się wszystkie federalne oferty zamówień publicznych o wartości powyżej 25 000 USD. Mogą Państwo szukać kontraktów za pomocą kodów ZIP, kodów set-aside (kategorie kontraktów zarezerwowane dla małych firm), kodów North American Industry Classification System (NAICS) (sześciocyfrowe numery, które klasyfikują biznes według sektora, podsektora i branży) lub agencji kupujących (organizacje, które powiadamiają stronę internetową o nowych możliwościach).
„Procurement Gateway” zamieszcza jedynie oferty sprzedaży produktów, a nie usług. Oferty na tej stronie są składane elektronicznie, poprzez Internetowy System Notowań.”
Interpretacja wyników wyszukiwania może być trudna. Na stronie internetowej znajdą Państwo ogłoszenia o zamówieniach publicznych, które podsumowują, czego poszukują agencje rządowe, dokumenty dotyczące zamówień publicznych, zmiany i modyfikacje wcześniej opublikowanych dokumentów, dane techniczne dotyczące artykułów lub usług oraz ogłoszenia o przyznaniu zamówienia, które wyjaśniają, kto wygrał przetarg.
„W przypadku większych możliwości sprzedaży (do 100 000 USD) należy wypełnić dokument w formie papierowej.
Aby zostać dostawcą dla rządu federalnego, trzeba zrobić coś więcej niż tylko składać oferty: Muszą Państwo być pewni, że będą w stanie zrealizować wygrane kontrakty. Dwa ważne dokumenty, które należy zrozumieć, to dokument Federal Acquisition Regulations (FAR), który określa przepisy dotyczące między innymi logistyki w zakresie pakowania i dystrybucji, oraz General Services Administration Acquisition Manual (GSAM), który określa właściwe procedury prowadzenia interesów z rządem.
Agencja Logistyki Obrony
Aby prowadzić sprzedaż dla agencji obronnych, należy zapoznać się z Internetowym Systemem Obsługi Ofert Agencji Logistyki Obrony (DIBBS). Ta strona internetowa dostarcza informacji o możliwościach i umożliwia Państwu składanie ofert drogą elektroniczną. DIBBS może być doskonałym miejscem, aby spróbować swoich sił w sprzedaży dla rządu, ponieważ zawiera wiele małych transakcji, które wiążą się z niewielkim ryzykiem. Jeżeli uda się załatwić kilka transakcji, można zarobić całkiem sporo pieniędzy. Jeżeli poszukiwane przez Państwa oferty wymagają danych technicznych, rysunków lub innych specyfikacji, proszę zapoznać się z systemem cFolders, który zapewnia dostęp do wymagań jakościowych i środowiskowych różnych programów.
Dodatkowe strony internetowe dotyczące zamówień publicznych
Prawie każdy departament rządowy ma swoją stronę internetową, na której znajdują się informacje o zamówieniach. Proszę obserwować takie strony:
Procurement Gateway (ProGate) – Na tej stronie zamieszczane są oferty dotyczące wyłącznie sprzedaży produktów; jeżeli sprzedają Państwo usługi, nie jest to strona dla Państwa.
U.S. Postal Service (USPS) – Proszę zarejestrować się w Systemie Rejestracji Dostawców i przeczytać o programie dla niezamówionych propozycji w publikacji USPS 131.
Veterans Administration (VA) – VA znajduje materiały medyczne poprzez swoje National Acquisition Center. Centralne biuro VA kupuje sprzęt do przetwarzania danych, usługi, artykuły restauracyjne, a nawet markery nagrobne, natomiast Centrum Zakupów i Logistyki VA w Denver zajmuje się zakupem niektórych rodzajów protez, w tym aparatów słuchowych, artykułów ortopedycznych i pomocy dla niewidomych.
Federal Prison Industries (FPI) – Proszę odwiedzić część strony internetowej poświęconą zawieraniu umów. Kupuje artykuły wspierające działalność produkcyjną, w tym surowce i narzędzia.
Small Business Administration (SBA) – SBA oferuje możliwości działania jako podwykonawca.
Government Printing Office – Urząd ten przyznaje małym drukarniom kontrakty o wartości poniżej 100 000 USD. Rejestracja i składanie ofert online.
Federal Procurement Data System – Ta strona internetowa dostarcza dodatkowych informacji na temat różnych procesów zamówień rządowych.
Przetwarzanie dokumentów papierowych
Wiele stron ocenia i przyznaje oferty automatycznie dla kontraktów o wartości 2.500 USD lub mniejszej. W przypadku zamówień o wartości od 2 500 USD do limitu 100 000 USD dla małych przedsiębiorstw, muszą Państwo złożyć swoje propozycje, oferty i inne dokumenty w formie papierowej, a nie online, często na standardowych formularzach, które uzupełniają Państwo o odpowiednie informacje. Formularze te należy wypełniać bardzo starannie i dokładnie. Najpopularniejsze formularze to formularz Solicitation/Contract/Order for Commercial Items (SF 1449), formularz Solicitation, Offer, and Award (SF 33) oraz formularz Request for Quotations (SF 18).
„Bądź pewien, że Twoja oferta dotrze na czas!”
Dostarczyć całą dokumentację i wymaganą liczbę kopii. Dołączyć i podpisać wszystkie poprawki. Nie zapomnijcie Państwo dołączyć informacji, takich jak katalogi, karty sprzedaży lub cenniki, a w lewym dolnym rogu koperty umieścić numer przetargu oraz datę i godzinę otwarcia ofert, aby trafiła ona do właściwego biura. Co najważniejsze, należy zadbać o to, aby dokumenty dotarły na czas.
Zdobywanie kontraktów na usługi
Agencje rządowe korzystają z szerokiego zakresu usług, które są przyznawane według pewnych ogólnych zasad. Dokument zamówienia opisuje, co należy dostarczyć, i należy go wypełnić dokładnie i całkowicie. Jeżeli pominą Państwo choćby jeden szczegół w swojej propozycji, agencja może odrzucić Państwa ofertę, a Państwa ciężka praca pójdzie na marne. Dokumenty przetargowe składają się zazwyczaj z trzech części:
„Propozycja cenowa”
„Propozycja techniczna”.
„Informacje o dotychczasowych osiągnięciach”, w tym referencje od poprzednich klientów.
” Po porównaniu kosztów sektora publicznego i prywatnego, wygrywa organizacja o najlepszej wartości.”
Jeżeli w swojej ofercie uwzględniają Państwo podwykonawców, należy dokładnie określić, jak będą oni funkcjonować. Należy również podać ich referencje i dane kontaktowe. Niektóre propozycje muszą również zawierać informacje o wynagrodzeniu. Proszę się upewnić, że rozumieją Państwo swoje obowiązki jako wykonawcy rządowego.
Wypełnienie kontraktu
Kluczem do zdobycia drugiego kontraktu rządowego jest bardzo staranne wypełnienie pierwszego. Na przykład, przy wysyłce towarów należy upewnić się, że rozumieją Państwo różnicę między opakowaniem handlowym a wojskowym. Jeżeli użyją Państwo niewłaściwego opakowania, mogą Państwo zostać pociągnięci do odpowiedzialności, jeżeli towar dotrze uszkodzony. Być może trzeba będzie zakodować przedmioty za pomocą chipów identyfikacji radiowej (RFID) lub kodów kreskowych.
„Kiedy składają Państwo dokumenty w celu ubiegania się o kontrakt GSA Schedule, muszą Państwo zaoferować rządowi … cenę, która jest co najmniej równa tej, którą oferują Państwo swoim najbardziej uprzywilejowanym klientom”.
Przed wysyłką należy dostarczyć Raport Danych Dystrybucyjnych (DD250) dla każdej pozycji, aby rząd mógł oszacować koszty wysyłki, magazynowania i bezpieczeństwa podczas transportu. Proszę całkowicie wypełnić ten dokument i wysłać go na właściwy adres. Dołączyć kopię wraz z raportem odbioru szerokiego przepływu pracy (który jest w zasadzie komercyjną listą pakowania) do zewnętrznej strony paczki lub kontenera. Generalnie rząd polega na tym, że to Państwo dopilnują, aby paczka zawierała właściwe artykuły, we właściwej ilości i w dobrym stanie. Jednakże Państwa przesyłki mogą podlegać pewnym rodzajom kontroli, a Państwa towary mogą spełniać pewne normy, w zależności od wymogów technicznych zakupu. Niespełnienie tych wymagań może prowadzić do opóźnienia przyjęcia i zapłaty.
„Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy jest próba zabiegania o największego klienta na całym świecie w niepełnym wymiarze godzin. Praca nigdy nie zostaje wykonana!”
Defense Finance and Accounting Service (DFAS) korzysta z systemu fakturowania internetowego (WINS), który przetwarza Państwa faktury w formie elektronicznej. Dzięki temu DFAS może płacić Państwu szybko i tanio.
Nie należy zaniedbywać konferencji orientacyjnej po przyznaniu dotacji. Może to być tylko rozmowa telefoniczna, ale umożliwi ona Państwu zbudowanie relacji z Państwa administracyjnym urzędnikiem ds. zamówień. Proszę oczekiwać, że będą Państwo wypełniać raporty z monitorowania wykonania umowy i raporty z wykonania. Jeżeli naruszą Państwo kontrakt lub rząd uzna, że tak się stało, otrzymają Państwo powiadomienie i ewentualnie nakaz wstrzymania prac do czasu rozwiązania problemów.
Przejście na wyższy poziom
Gdy zdobędą Państwo doświadczenie w programach zamówień rządowych dla małych firm i zdecydują, że jest to dla Państwa udany rynek, następnym krokiem będzie poszukiwanie większych kontraktów, w których stosuje się procesy Zaproszenia do składania ofert i Zapytania ofertowego. Najlepszymi miejscami, w których można je znaleźć, są różne kontrakty rządowe (GWAC) oraz GSA Federal Supply Schedule. GWAC istnieją w różnych departamentach, ale w każdym z nich mają nieco inne nazwy. Na przykład Departament Handlu nazywa swój GWAC Commerce Information Technology Solutions lub COMMITS.
Proszę traktować ten rynek poważnie i pracować na nim w sposób profesjonalny. Jeżeli podejdzie Pan do sprawy na pół etatu lub będzie szukał szczęśliwego trafu, będzie Pan rozczarowany wynikami. Proszę nie przesadzać. Nie ma nic gorszego niż zdobycie kontraktu, którego nie można zrealizować. Wreszcie należy pamiętać, że w biznesie chodzi o zarabianie pieniędzy. Zdobycie kontraktu jest dobre tylko wtedy, gdy można na nim zarobić.
O Autorach
Malcolm Parvey konsultuje się z małymi firmami w sprawie pozyskiwania kontraktów rządu USA. Deborah Alston napisała książkę wspólnie z Parveyem.