Sprzedawcy są poddawani intensywnej, nieustającej presji psychologicznej. Jeśli nie sprzedają, nie jedzą. Jill Konrath, autorka Agile Selling i innych cenionych podręczników sprzedaży, przeprowadziła szeroko zakrojone badania wtórne na temat najskuteczniejszych technik zarządzania czasem i produktywności dla handlowców. Przejrzała i przeanalizowała prace neurobiologów, psychologów, ekspertów od zarządzania czasem, specjalistów od zachowań poznawczych, psychiatrów, badaczy snu i innowatorów biznesowych. GetAbstract poleca swoje strategie produktywności handlowcom, account executive’om, przedsiębiorcom, konsultantom, pracownikom wsparcia sprzedaży i biznesmenom.

Opracowanie zostało przetłumaczone maszynowo z angielskiego (przepraszamy za błędy) jako fragment lektury na nasze gry integracyjne.

Take-Aways
Prawie każdy sprzedawca marnuje codziennie co najmniej jedną do dwóch godzin.
Sprzedawcy powinni pracować w blokach czasowych, stosując strategie takie jak metoda Pomodoro.
Należy używać kolorowego kalendarza, aby szczegółowo zaplanować swój dzień pracy.
Większość profesjonalistów, którzy noszą smartfony – tak jak sprzedawcy – pracuje 72 godziny tygodniowo.
Sprzedawcy zazwyczaj poświęcają tylko 22% czasu na najważniejsze działania sprzedażowe, takie jak spotkania z potencjalnymi klientami.
Pomimo tylu godzin pracy, prawie połowa handlowców nie osiąga swoich celów.
Rozpraszanie się w Internecie zakłóca produktywność.
Sprzedawcy powinni zaczynać i kończyć dzień pracy z mocą. Pozytywne nastawienie zwiększa szanse na sukces.
Im więcej czynności sprzedawcy wykonują systematycznie, tym więcej czasu oszczędzają.
„Jeśli nie żyjemy zgodnie z projektem, żyjemy domyślnie”.
Podsumowanie
Za mało czasu
Czas to najcenniejszy i najbardziej ograniczony zasób każdego sprzedawcy. Sprzedawcy, którzy nie potrafią mądrze wykorzystać swojego czasu, nie zrealizują swoich celów sprzedażowych ani nie zdobędą potrzebnej im prowizji. Według danych firmy konsultingowej CSO Insights, 45,4% sprzedawców rutynowo nie osiąga swoich kwot.

„Aby odnieść sukces w sprzedaży w dzisiejszych czasach, nie można być tylko produktywnym. Trzeba być także inteligentnym: dobrze myśleć, być bystrym i wnikliwym”.
Nie jest to spowodowane lenistwem lub brakiem wysiłku. Badania przeprowadzone przez Center for Creative Leadership wykazały, że handlowcy i inni „profesjonaliści noszący smartfony” pracują 72 godziny tygodniowo.

Problem w tym, że produktywność wszystkich spada po 55 godzinach. Tak więc co najmniej 17 godzin pracy przeciętnego sprzedawcy jest stosunkowo nieproduktywne. Gdy liczy się każda minuta, jest to strata czasu.

„Zewnętrzne próby uczynienia nas bardziej produktywnymi – takie jak spiffy, leaderboardy, gry, blitzes i bonusy – przynoszą co najwyżej krótkotrwały wzrost wydajności.”
Maksymalna wydajność jest szokująco ulotna. Ekonomista behawioralny Dan Ariely twierdzi, że ludzie są optymalnie produktywni tylko przez dwie i pół godziny dziennie. Ktoś, kto budzi się o 7 rano, osiąga szczytową wydajność od 8 rano do około 10:30.

Podobnie jak wszyscy inni, specjaliści ds. sprzedaży muszą uwzględnić te i podobne wyniki badań dotyczące produktywności w planowaniu i rozplanowaniu swojego dnia pracy. Oprócz produktywnego wykorzystania swojego ograniczonego czasu, handlowcy muszą być strategiczni, kreatywni i zwinni. Potrzebują najbardziej aktualnej wiedzy o swojej branży. Ciągłe rozpraszanie uwagi może prawie uniemożliwić handlowcom inteligentne i skuteczne myślenie i działanie.

„Zmiana jest procesem i nie ma cudownych lekarstw, jest tylko ciągłe doskonalenie”.
Według psychologa Blumy Zeigarnik, rozproszenie uwagi i wydarzenia, które przerywają pracę, wywołują intensywną presję psychologiczną – nieustające wewnętrzne dręczenie, które nie ustępuje, dopóki dana osoba nie ukończy swojego pierwotnego zadania. Takie zakłócenia naruszają harmonię osobistą i efektywność umysłową. Aby pracować mądrze, handlowcy muszą unikać rozpraszaczy.

Produktywne odpowiedzi
Sprzedawcy muszą znaleźć najbardziej produktywne, zindywidualizowane odpowiedzi na następujące pytania:

Jakie jest jedno ważne zadanie, które muszą Państwo dzisiaj wykonać?
Jak można osiągnąć maksymalny pozytywny wpływ na każdego klienta?
Jak można skłonić wielu decydentów do podpisania się pod zakupem?
Jak można zamknąć więcej spraw?
Czy należy kontynuować daną sprzedaż, czy też zrezygnować z niej?
„Szalenie zajęty”
Niestety, „crazy-busy” to modus operandi prawie każdego człowieka. Sprzedawcy i inni specjaliści pracują do granic możliwości, ale często nie mogą nadążyć. Listy rzeczy do zrobienia nigdy nie są robione, tylko się wydłużają. Proszę zaakceptować tę uciążliwą rzeczywistość i coś z tym zrobić.

„Czas poświęcony na badania, przygotowania i strategie jest równie ważny, jak czas poświęcony na działania związane z obsługą klienta.
Specjaliści od marketingu, graficy i inni mistrzowie manipulacji projektują strony internetowe i aplikacje, aby ukraść Państwa uwagę i przekazać ją swoim internetowym kreacjom. Jeżeli nie będą Państwo ostrożni, ich powab odciągnie Państwa od pracy. Sprzedawcy nie mogą sobie pozwolić na marnowanie czasu w Internecie. Przeciętny sprzedawca traci na to od jednej do dwóch godzin dziennie. Proszę chronić swój czas i skupić uwagę na pracy. Przełamanie nawyku rozpraszania się nie jest łatwe.

Mocne rozpoczęcie i zakończenie każdego dnia
Laura Vanderkam, ekspert w dziedzinie zarządzania czasem i produktywności, twierdzi, że ludzie, którzy odnieśli sukces, wstają wcześnie. To daje im przewagę nad resztą ludzi, w tym nad konkurentami. Proszę opracować i wdrożyć specjalną „10-minutową rutynę”, aby produktywnie rozpocząć dzień.

„Niech się Pan upiera przy swoim czasie. Zawsze szukać sposobów na jego optymalizację i uproszczenie. Ale proszę uważać, aby nie zamienić się w robota produktywnego”.
Jak powiedział Mark Twain: „Zjedz żywą żabę z samego rana, a przez cały dzień nie spotka Cię nic gorszego”. Należy pracować nad „właściwymi rzeczami, od razu”. Najpierw należy zająć się najbardziej uciążliwymi zadaniami. Dla większości handlowców oznacza to poszukiwanie.

Każdy dzień należy zakończyć z takim samym skupieniem, jak na początku. Na koniec dnia proszę poświęcić kilka minut na refleksję nad swoimi postępami. Proszę zastanowić się, w jakim punkcie znajduje się obecnie Pana praca i życie. W trakcie tych rozważań należy zastanowić się, czego nauczyli się Państwo w ciągu dnia. Jest to szczególnie ważne dla nowych przedstawicieli handlowych. Po zakończeniu czasu na refleksję, proszę spojrzeć na swój kalendarz, aby ustalić, nad czym będzie Pan pracował jutro. Proszę zapisać trzy najważniejsze cele, które muszą Państwo zrealizować. Przed pójściem spać należy uporządkować miejsce pracy, aby bałagan wizualny nie rozpraszał Państwa przy rozpoczynaniu pracy następnego dnia rano.

Technika Pomodoro
Często zdarza się, że idealne taktyki zarządzania czasem i wydajnością są również najmniej skomplikowane i najłatwiejsze do wdrożenia. Technika Pomodoro, opracowana przez Francesco Cirillo, to proste i skuteczne podejście. To świetny sposób na zaplanowanie swojej pracy oraz rozpoczęcie i utrzymanie się przy nowych projektach.

„LinkedIn, InsideView, HubSpot Sales, Join.me, Yesware i DocuSign… mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu, dostarczyć Państwu istotnych informacji i zwiększyć Państwa efektywność”.
Metoda Pomodoro składa się z sześciu kroków: 1) wybrać projekt lub zadanie, 2) wpisać je do dziennika aktywności, 3) ustawić minutnik na 25 minut, 4) pracować nad tym projektem lub zadaniem, 5) zatrzymać się dokładnie po 25 minutach i 6) zrobić pięciominutową przerwę.

Podczas przerwy nie należy wykonywać żadnych czynności związanych z pracą. Powtórzyć tę sekwencję rotacji czasowej jeszcze trzy razy. Po czterech sesjach Pomodoro należy zrobić sobie 15-30-minutową przerwę. Głównym celem jest osiągnięcie postępu. Piękno tej strategii polega na tym, że w 25-minutowych odcinkach trenuje Pan siebie, aby pracować w sposób najbardziej skoncentrowany. Strategia Pomodoro działa najlepiej, gdy zapisuje Pan to, co osiągnął w każdej 25-minutowej sesji.

Najbardziej produktywne zespoły sprzedaży
Firmy oceniają liderów sprzedaży po tym, ile ich zespoły sprzedają. Jako kierownik sprzedaży musi Pan zadbać o to, aby Pana zespół sprzedaży osiągał maksymalne wyniki. Proszę im pomóc, chroniąc ich czas. Badania przeprowadzone przez Pace Productivity wskazują, że większość handlowców poświęca tylko 22% czasu na najważniejsze działania sprzedażowe, w tym „przygotowania, rozmowy i spotkania” z potencjalnymi klientami. Proszę pomóc swoim handlowcom radzić sobie z rozpraszaczami.

„Każdy link i wiadomość e-mail wymaga od nas zatrzymania się, przeskanowania i oceny, czy jest warty naszej uwagi”.
Niestety, nie da się wcisnąć magicznego przycisku, który sprawi, że członkowie Państwa zespołu będą pracować mądrzej i tracić mniej czasu. Naleganie, aby „pracowali ciężej nad ważniejszymi rzeczami” sprawi, że nie będą Pana szanować. Prawdopodobnie już teraz pracują w szalonym tempie i nie są w stanie wycisnąć więcej godzin w ciągu dnia. Proszę pomóc swoim handlowcom osiągnąć większą „osobistą produktywność”.

„Gdy dowiedzą się Państwo, jak zoptymalizować swoją pracę i zminimalizować czynniki rozpraszające, staną się Państwo znacznie bardziej produktywni, poprawią się Państwa umiejętności sprzedaży i wzrośnie Państwa wiedza”.
Proszę podzielić się swoją wiedzą z członkami zespołu. Proszę nauczyć ich, jak unikać rozproszenia uwagi, chronić swój czas i pracować wydajniej. Poprosić ich o korzystanie z aplikacji produktywności RescueTime, aby określić, w jaki sposób spędzają czas, a także wykorzystać nowe narzędzia, techniki i podejścia, aby lepiej zarządzać swoim czasem. Nalegać, aby przedstawiciele handlowi zobowiązali się do „power hours” – jednej godziny rano i jednej po południu – aby pracowali wyłącznie nad „jedną czynnością o wysokiej wartości”.

Manifest Mistrza Czasu
Proszę przyjąć Manifest Mistrza Czasu, zestaw aksjomatów, które składają się na „wezwanie do działania”, aby zorganizować i zarządzać swoim czasem w sposób efektywny. Manifest mówi: Pan jest odpowiedzialny za swój czas i swoje życie. Aby odnieść sukces, trzeba poświęcić czas, a Pan go ma. Proszę się zobowiązać, że nie będzie go Pan marnował.

„Bycie produktywnym to nie tylko robienie więcej w krótszym czasie; to również robienie właściwych rzeczy i robienie ich lepiej”.
Rutynowo próbować nowych sposobów na inteligentniejszą pracę. Odrzucać „frenetyczną zajętość” jako formę bezużytecznego szaleństwa. Zabawa dodaje Panu energii, więc proszę włączyć do swojego harmonogramu przyjemne zajęcia. Nie da się osiągnąć swoich celów w pojedynkę. Proszę delegować zadania, gdy tylko ma to sens.

Przyjęcie nastawienia „tylko na dziś”: Powiedzenie sobie, że stosuje Pan swoje techniki zarządzania czasem i produktywności tylko dzisiaj, to najprostszy sposób na wprowadzenie nowych kontroli, zmian i technik. Pojedynczy dzień na raz, polegać na podejściu just for today. Dzięki zastosowaniu inteligentnej psychologii można każdego dnia osiągnąć znacznie więcej.

Zarządzanie czasem i produktywność
Proszę zastosować się do poniższych wskazówek, aby skutecznie zarządzać czasem i zwiększyć wydajność:

Zainicjować swój nowy program zarządzania czasem i produktywnością – wczesny sukces pomaga utrzymać motywację. Poświęcić większość czasu na „czynności związane z obsługą klienta”. Niedzielne wieczory poświęcić na planowanie i ustalanie harmonogramu najważniejszych zadań na nadchodzący tydzień.
Ustalanie priorytetów, ustalanie priorytetów, ustalanie priorytetów – W swojej bestsellerowej książce „Jedna rzecz” Gary Keller proponuje następujące „pytanie skupiające”: „Jaka jest jedna rzecz, którą mogę zrobić… tak, że… wszystko inne będzie łatwiejsze lub niepotrzebne?”.
Bloki czasowe – Proszę podzielić swój dzień pracy na odrębne bloki czasowe, na przykład 60- i 90-minutowe odcinki pracy. Nie należy pracować dłużej niż 90 minut. Po każdym okresie pracy należy zrobić 15-minutową przerwę. Można też zastosować metodę Pomodoro.
Być zorganizowanym – oznaczyć kolorami swój kalendarz pracy: Kolor zielony oznacza czynności generujące dochód (rozmowy, demonstracje i prezentacje), żółty – czynności „wspierające generowanie dochodu”, a czerwony – czynności administracyjne. Dzięki temu już na pierwszy rzut oka widać, jak planuje się spędzać czas.
Systematyzacja – Proszę skupić się na ogólnych systemach, a nie na konkretnych działaniach. Proszę przeanalizować swoje powtarzające się zadania, aby sprawdzić, które z nich można usystematyzować. Dzięki temu zwiększy Pan swoją skuteczność w sprzedaży. Proszę zacząć od takich podstawowych zadań, jak poszukiwanie, składanie propozycji, prezentacje i polecanie.
„Zacznijcie od małego – Udana zmiana nie następuje z dnia na dzień. Jest to stopniowy proces, krok po kroku. Państwa nowy program zmian jest „zbiorem nawyków”, które z czasem będą Państwo rozwijać. Proszę zacząć od „jednej godziny, jednego dnia lub jednej czynności na raz i budować dalej”.
„Bądź eksperymentatorem” – Bądź otwarty i ciekawy. Proszę spróbować nowej czynności lub podejścia, potem kolejnej, a potem kolejnej. Uczyć się w miarę upływu czasu.
Działaj „jak gdyby” – Zmiana zachowania w celu wprowadzenia nowych technik zarządzania czasem może być onieśmielająca. To właśnie Pana obecne nawyki są zachowaniami, które chce Pan zmienić. Zamiast walczyć o zmianę dotychczasowych przyzwyczajeń, należy działać „tak, jakby” już posiadało się pożądane cechy, a wkrótce staną się one naturalne.
Wyłączenie elektronicznych powiadomień i alarmów – Nie pozwólcie Państwo, aby przeszkadzały w pracy.
Proszę skorzystać z aplikacji BreakFree lub Moment – monitorują one, jak często korzysta Pan ze smartfona i innych aplikacji.
Przeglądanie poczty elektronicznej tylko w ustalonych godzinach – Po ustaleniu harmonogramu dnia, proszę wydłużyć czas między sprawdzaniem poczty elektronicznej.
Proszę korzystać z Unroll.me i SaneBox – Te narzędzia pozwalają na segregowanie ważnych wiadomości.
„Bawić się zmianami – Wprowadzanie nowych nawyków wymaga dyscypliny, ale nie musi to być walka na śmierć i życie. Najlepszym sposobem na wprowadzenie istotnych zmian jest zabawa.
Turbodoładowanie sprzedaży – Należy zwracać uwagę na klientów, którzy w najbliższej przyszłości mogą zmienić lub unowocześnić swoje potrzeby w zakresie produktów lub usług. Opracować plany postępowania z tymi klientami. „Ustalić wizję zakupów” dla tych zadań.
Trudne wyzwania w sprzedaży – Są to „ukryte możliwości rozwoju”, co sprawia, że są one otwarte na wcześniej niezbadane, ale innowacyjne strategie.
Im większe, tym lepsze – Należy dążyć do pozyskania większych i bardziej lukratywnych klientów.
Utrzymuj rzeczy proste – Kupujący nie znoszą złożoności. „Uprość, uprość, uprość”. Proszę ułatwić kupującym podjęcie decyzji – i zdecydować się na to, co Państwo sprzedają.
Siła pozytywności – Harwardzki psycholog Shawn Achor uważa, że ludzie o pozytywnym nastawieniu osiągają najbardziej satysfakcjonujące wyniki w biznesie. Wyjaśnia on, że gdy jest się pozytywnie nastawionym, „wzrasta inteligencja, kreatywność, poziom energii” i „jest się o 37% lepszym w sprzedaży”.
„Dbać o siebie” – Pracować w rozsądnych godzinach. Odpoczywać i relaksować się. Dobrze się odżywiać.
Spacerować przez 20-30 minut – John Medina, autor książki „Brain Rules”, wyjaśnia, że ludzki mózg jest „skonstruowany do chodzenia 12 mil dziennie”. Proszę wstać od biurka i poruszać się. Proszę cieszyć się z krótkich spacerów, szczególnie wtedy, gdy natrafią Państwo na przeszkodę w pracy.
Odetchnąć – Gdy chce Pan przeglądać strony w Internecie lub robić coś, co przeszkadza w skupieniu uwagi, proszę zrobić przerwę i głęboko oddychać przez około minutę, aż chęć minie.
Dużo snu – Proszę starać się spać osiem godzin na dobę. Każdego wieczoru proszę wyznaczyć sobie czas na zgaszenie światła i trzymać się go. Przez dwie godziny przed snem nie należy korzystać z telefonów, komputerów lub tabletów emitujących niebieskie światło.
O Autorce
Jill Konrath jest znaną na całym świecie strategiem sprzedaży, autorką i mówcą. Jej inne książki to Selling to Big Companies, SNAP Selling i Agile Selling.