Pracownicy działów szkoleń w przedsiębiorstwach czy szefowie ośrodków konferencyjny coraz lepiej potrafią zadbać o to, by szkolenie od strony organizacyjnej przebiegało sprawnie. Pod warunkiem, że nie są to szkolenia team building w plenerze – tu wciąż zdarzają się problemy.
Nie każdy wie, o co pytać organizatora szkolenia (hotel i firmę szkoleniową), szczególnie, jeśli wcześniej w zajęciach outdoor nie brał udziału. Logistyka związana z przygotowaniem edukacji prowadzonej w terenie wymaga tymczasem nieco więcej przygotowań. Poniżej przedstawię więc najczęstsze problemy, na jakie napotkać można organizując wyjazdy integracyjne.
Ćwierć prysznica na głowę
Taki stosunek ilości kabin prysznicowych do ilości uczestników szkolenia pozornie nie powinien sprawiać większego problemu. Ale… nie wtedy, gdy program zajęć wygląda następująco:
17.00 – 19.00 „Operacja Bagno” (nazwa jak najbardziej prawdziwa i jak najbardziej oddająca sedno sprawy – zespołową przeprawę przez metrowej głębokości bagno)
19.30 – 22.00 – bankiet oficjalny
Ta sytuacja faktycznie przytrafiła się jednemu z polskich dyrektorów personalnych. Oczywiście uczestnicy, umorusani i przemoknięci (zgodnie z planem) nie dali rady przebrać się i wykąpać w planowane pół godziny. Bankiet opóźnił się o 45 minut, co nie było na rękę ani obsłudze stołówki (wszak bankiet to ostatni punkt ich pracy) ani uczestnikom (Polak zmęczony i głodny…) ani owemu dyrektorowi personalnemu, który specjalnie na bankiet zaprosił szefa europejskiej centrali koncernu.
Hotel to bardzo często najsłabsze ogniwo organizacji, gdy chodzi o szkolenia integracyjne. Pracownicy nie tylko dziwią się „co też ci ludzie wyprawiają” ale przede wszystkim nie są przygotowani na to, że może nastąpić nagła zmiana planów (bo uczestnicy nieco dłużej zabawili w lesie i spóźnią się na obiad). Potrafią też nadgorliwie egzekwować hotelowy regulamin („w butach – traperach do restauracji nie wolno”), bo nikt ich szefa nie uprzedził o nietypowym kliencie i nie uchylono niektórych zakazów na czas szkolenia.
Wynajmując hotel warto zainteresować się, czy układ sal szkoleniowych i korytarzy pozwala na przeniesienie części zajęć do budynku – z powodu załamania pogody. Optymalnie, jeśli w hotelu znajduje się basen i sala gimnastyczna wyposażona np. w odpowiednio mocne haki, do których można przypinać liny wspinaczkowe. Ale takie wyposażenie to rzadkość. Trzeba więc przynajmniej zorientować się, czy uczestnicy będą mogli biegać po korytarzach (czy można usunąć ten kwiatek ze środka hallu?), a liczba sal pozwala na prowadzenie równolegle kilku quasi-outdoorowych ćwiczeń i gier. Oczywiście na taką zmianę musi być przygotowany nie tylko hotel, ale i firma prowadząca szkolenie.
Negocjacje o zakres wolności
Dokonując rezerwacji, sprawdźmy, czy w ośrodku będziemy sami, czy też będą w tym czasie inne grupy szkoleniowe. Jeśli sami – nie ma problemu, bieganie po korytarzu nikomu nie będzie przeszkadzać. Jeśli hotel dzielimy – sprawdźmy wcześniej, co wolno. A raczej – o co da się zawczasu zadbać, ile dodatkowej wolności wynegocjować, które pokoje zarezerwować. Może uda się np. wynająć całe piętro hotelu. Wtedy przynajmniej na jednym korytarzu wolno nam będzie nieco bardziej hałasować czy ustawiać dziwne sprzęty potrzebne do gier i ćwiczeń.
Duża liczba innych gości ogranicza nie tylko możliwość przeszkadzania i hałasowania. Jeśli jakieś gry terenowe prowadzimy obok hotelu, na pewno znajdzie się spora grupka gapiów, którzy będą chcieli dokładnie zobaczyć, co to za dziwni ludzie zjeżdżają z drzew na linach. A nie wszyscy uczestnicy naszego treningu będą się czuć komfortowo, wykonując emocjonujące często ćwiczenia na oczach obcych osób.
Wreszcie, zawsze istnieje ryzyko, że wśród gapiów znajdzie się ktoś nadmiernie ciekawski (niekoniecznie dziecko), kto będzie chciał sprawdzić, czy ten węzeł na pewno wytrzyma, albo czy na tej linie da się jeździć. Stąd już tylko krok do wypadku.
Mnie zdarzyło się, że gdy rozwiesiłem wieczorem liny do wspinaczki, rano ich nie było. Sposób kradzieży sugerował, że amator cudzej własności był wyposażony w profesjonalne narzędzia do cięcia mocnych lin. Rozwieszenie drugiego kompletu opóźniło szkolenie o 45 minut.
byle nie park narodowy
Trenerzy Copenhagen Business School określili, jak powinien wyglądać i jak być otoczony idealny ośrodek konferencyjny:
Leży na odludzi, w środku lasu lub na jego obrzeżach. Ma sporo pokoi, salę gimnastyczną, sporo zakamarków, małych halli i salek w których można pracować w podgrupach. Na zewnątrz – rzeka, szeroka na kilkanaście metrów, głęboka na kilkadziesiąt centymetrów (małe ryzyko utonięcia, ale głębokość dostarcza wystarczającej dawki emocji). Niedaleko polana, jakaś skałka, na którą można się wspinać lub przynajmniej stroma skarpa do zjazdów na linach. Do tego wąwóz lub jar, przez który można się przeprawiać. Nieopodal – jezioro.
Trudno spotkać tak idealne miejsce, ale już spełnienie choćby połowy powyższych wymogów pozwoli dobremu trenerowi na przygotowanie urozmaiconych zajęć. Trzeba tylko pamiętać, by – szukając pięknego lasu – nie natrafić na park narodowy, do którego wejście jest zabronione.
My chcemy nocne manewry
Takie oczekiwanie prezentuje całkiem spora część klientów szkoleń outdoorowych. I jest to w pełni uzasadnione, szczególnie jeśli szkolenie ma być też formą incentives. Ma wtedy dostarczać emocji. Oczywiście szczegółowy scenariusz i warstwę fabularną (porwanie szefa, kradzież firmowych dokumentów, wyprawa ratunkowa, pogoń za nagrodą itp.) należy uzgodnić z firmą szkoleniową. Trzeba jednak także pamiętać, że nie każdy teren się na manewry nadaje. Zwykle odbywają się one w lesie. Ale las, który w dzień wydaje się w pełni bezpieczny, nocą może już takim nie być. Przy słabej widoczności drobne dołki (np. po wybuchach) czy urwiska w miejscach, gdzie las łączy się ze skałkami mogą owocować złamaniami nóg albo i groźniejszymi urazami. Dlatego konieczne jest sprawdzenie, czy firma organizująca manewry dokładnie zna teren. Lepiej unikać trenerów, którzy deklarują, iż „od ręki przeprowadzą manewry na każdym terenie, bo zatrudniają byłych wojskowych przygotowanych na wszystko”. Organizatorzy to może i komandosi. Ale uczestnicy nie.
szpilki i parasol
Wpadki notują organizatorzy, ale i sami uczestnicy, którzy na szkoleniu pojawiają się nieprzygotowani. Efekt? Krążące wśród trenerów outdoorowych anegdoty o paniach, które na szkoleniu pojawiły się w szpilkach, albo panach, którzy przyjechali z parasolami („kazali zabrać coś na deszcz”).
Jak wobec tego przygotowany powinien być uczestnik szkolenia? Jeśli prowadzący trening oczekują, że każdy przywiezie własny kompas, lepiej zmieńmy prowadzących. Ale zabranie odpowiedniego ubioru (z wyjątkiem specjalistycznego, np. do sportów ekstremalnych) to już zadania uczestników.
Osoba, która w imieniu firmy – klienta odpowiada za szkolenie, nie zawsze przekazuje uczestnikom listę ubrań, jakie powinni zabrać ze sobą. Czasem uważa, że jest to oczywiste, a czasem – sama nie wie, co na takowej liście powinno być. Warto więc przedstawić zestaw rzeczy, które powinniśmy zabrać na typowe weekendowe szkolenie, organizowane niekoniecznie latem. Po pierwsze – wszystkiego, z wyjątkiem przeciwdeszczowej kurtki (lub turystycznej foliowej peleryny, na pewno nie parasola), trzeba mieć min. 2 komplety. Spodnie – sportowe, dres lub dżinsy. Dwie pary wygodnych (sprawdzonych wcześniej) butów, najlepiej jeśli jedne z nich to nieprzemakalne buty turystyczne. Jeśli nie mamy takich, mogą to być zwykłe buty sportowe. Przydadzą się też zapasowe skarpetki, kilka koszulek, ciepły sweter (lub lepiej – polar). Latem – przeciwsłoneczne okulary i czapeczka, także krem chroniący przed słońcem. A jeśli ktoś jest alergikiem, niech weźmie własny środek na komary.
Zimą do kompletu dojdzie wygodna, wełniana czapka lub opaska chroniąca uszy przed zimnem, także rękawiczki i cieplejsza kurtka (byle nie płaszcz, w którym trudno chodzić po lesie).
Uczestnicy powinni mieć świadomość, że wszystkie ich ubrania mogą być przemoczone i ubłocone. Zabieranie nowych, kosztownych kreacji będzie więc nie na miejscu.
Na pewno nie zaszkodzi też, jeśli choć kilka osób w grupie weźmie jakiś wygodny, mały plecaczek. Przyda się, gdy uczestnicy będą dzielić się na podgrupy. Każda będzie wtedy miała choć jeden pojemnik na paczkę ciastek i butelkę wody. Sam prowiant – jeśli jest potrzebny – powinni jednak zapewnić organizatorzy.
Kiedy wszystko powyższe jest spełnione, pozostaje nam już tylko jedno: skonsultowanie z prowadzącymi rodzaju ubezpieczenia, jakie trzeba wykupić (jeśli nie mieści się ono w cenie, którą płacimy organizatorowi). A potem… miłego taplania w bagnie.
Polecamy: