Ekspert w dziedzinie pisania ofert Harold Lewis oferuje mnóstwo pomocnych wskazówek i poradników krok po kroku, jak odnieść sukces w przetargu. Autor pomaga czytelnikom ocenić możliwości przetargowe, wyjaśnia, co należy zrobić (a czego nie należy robić) przy tworzeniu oferty, a także omawia, jak stworzyć atrakcyjną prezentację. Chociaż w książce znajdują się wzory formularzy, nie jest to książka z przykładowymi ofertami i prezentacjami dla tych, którzy chcą się podłączyć i grać. Zamiast tego skupia się na nauczeniu Państwa, jak tworzyć niepowtarzalne, atrakcyjne oferty. Jeżeli chcą Państwo stworzyć i utrzymać zwycięski proces składania ofert, getAbstract poleca Państwu ten praktyczny przewodnik.
Streszczenie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości tłumaczenia) jako materiał uzupełniający na nasze szkolenia i wyjazdy integracyjne.
Take-Aways
Należy składać tylko te oferty, które pasują do Państwa działalności i które mogą Państwo zrealizować w sposób przekonujący.
Przeznaczyć wystarczająco dużo czasu nie tylko na napisanie oferty, ale również na jej przegląd i korektę w razie potrzeby.
Starannie przestrzegać wymagań klientów w zakresie prezentacji cen.
Dokładnie przestrzegać zatwierdzonych formatów i zasad dotyczących ofert publicznych.
Uzyskanie pokwitowania ze znacznikiem czasu, aby móc udowodnić, że Państwa oferta dotarła w terminie.
Wykorzystanie osoby kontaktowej w celu uzyskania przewagi może spowodować dyskwalifikację.
W swojej ofercie należy podkreślić wartość dodaną, jaką zapewnia Państwa firma, i sprawić, aby Państwa przewaga była oczywista dla klienta.
Prezentacja oferty to ostatnia szansa, aby się wyróżnić, dlatego należy być przekonującym.
Jeżeli Państwa prezentacja wymaga projektora, proszę przynieść własny na wypadek, gdyby dostarczony sprzęt okazał się nieodpowiedni.
Rozsądne wykorzystanie wysokiej jakości grafiki i zdjęć może uatrakcyjnić ofertę na najwyższym poziomie.
Podsumowanie
Biznes przetargowy
Jeżeli ubiegają się Państwo o kontrakt lub inny rodzaj pracy przyznawany w ramach procesu ofertowego, należy przyjąć poważne, systematyczne podejście. Należy szanować proces. Należy unikać lekceważącego podejścia do procedur przyznawania kontraktów przez potencjalnego klienta. Może to doprowadzić do Państwa porażki z lepszym oferentem, który potraktuje nagrodę jako wartą zdobycia. Oferenci, którzy odnieśli sukces, zazwyczaj dobrze piszą, ciężko pracują nad badaniem rynku, skrupulatnie przestrzegają wszystkich instrukcji i wymagań oferty oraz prezentują swoje propozycje w olśniewający sposób.
„Proszę zrozumieć, co klient ceni. Niech to będzie mocną stroną Państwa oferty. Dodać wartość, oferując więcej”.
W porównaniu z podmiotami prywatnymi, agencje publiczne mają znacznie inne procedury składania propozycji, ofert i wniosków o finansowanie, w tym sztywne zasady dotyczące każdego etapu procesu, od publicznego powiadomienia do przyjęcia propozycji. Formalne procedury przetargowe stosowane przez wiele instytucji nienastawionych na zysk i wysoce regulowane przedsiębiorstwa przypominają surowe reguły obowiązujące w sektorze publicznym. Procesy przetargowe mogą się różnić w zależności od wielkości kontraktu. Zazwyczaj należą one do jednej z czterech kategorii: „procedura otwarta”, „procedura ograniczona”, „dialog konkurencyjny” lub „procedura negocjacyjna”.
„Klienci nie będą zadowoleni z oferty, jeżeli utrudnią im Państwo zrozumienie, jakie metody proponują Państwo zastosować i dlaczego stanowią one najlepsze podejście.”
Kwalifikowany oferent może być zmuszony do spełnienia pewnych standardów wytrzymałości finansowej i innych kryteriów. Wygranie przetargu wymaga zazwyczaj wykazania, że rozumieją Państwo cel udzielenia zamówienia i udowodnienia, dlaczego to właśnie Państwo są najlepszym wyborem, ale żaden oferent nie dochodzi nawet do tego etapu bez uprzedniego spełnienia niezbędnych kwalifikacji do złożenia oferty.
„Instytucje zamawiające muszą zobaczyć dowody osiągnięć w postaci faktów, referencji klientów, dat i wartości kontraktów”.
Prywatne firmy przyznają kontrakty firmom zewnętrznym, aby stać się bardziej efektywnymi i konkurencyjnymi, więc wszystko, co Państwo im proponują, musi mieć blask świadczący o zrozumieniu tej rzeczywistości. Skuteczni oferenci pokazują nie tylko, jak działają w ogóle, ale również jak poprawiliby pozycję konkretnej firmy klienta. Proszę przygotować się do wykazania się innowacyjnością, wyważonym podejściem do ryzyka, umiejętnością zarządzania, inteligencją, elastycznością i szybkością reakcji.
„Nie należy skupiać się wyłącznie na technicznej stronie doświadczenia projektowego. Dla klienta równie ważna może być strona zarządcza Państwa dotychczasowych dokonań.”
Składanie ofert na finansowanie badań naukowych jest nie mniej konkurencyjne niż każdy inny rodzaj ofert. Nawet jeżeli uważają Państwo, że mają potencjalny lek na raka, nikt nie sięgnie po prostu do szuflady, nie weźmie stosu gotówki i nie wręczy go Państwu. Proszę przedstawić dowody na to, że Państwa rodzaj wiedzy jest kluczowy dla misji organizacji zamawiającej i pokazać, dlaczego jej wsparcie i zaangażowanie jest niezbędne dla powodzenia Państwa projektu. Proszę uważać na polityczne realia indywidualnej władzy w instytucjach.
Przygotowanie do przetargu: Zapytania ofertowe
Większość przetargów, zamówień i wniosków o dofinansowanie wymaga od uczestników przedstawienia informacji wstępnych. Być może będą Państwo musieli złożyć oświadczenie o zainteresowaniu udziałem w przetargu, a następnie dostarczyć informacje świadczące o tym, że posiadają Państwo wymagane doświadczenie, siłę finansową, zasięg geograficzny itd. Jeżeli nie przejdą Państwo pomyślnie prekwalifikacji, nie będą mogli Państwo wziąć udziału w przetargu.
Czy istnieje jakaś forma „tajemniczego klienta”, którą można zastosować, aby sprawdzić, jak Państwa konkurenci podchodzą do świadczenia usług?
Odpowiadając na wnioski o udzielenie informacji, należy upewnić się, że przestrzegają Państwo wszystkich instrukcji i że uwzględnili Państwo każdy element wniosku. Aby zwiększyć swoje szanse, należy upewnić się, że wszystkie niezbędne informacje zostały podane w starannie zorganizowanym formacie, tak aby każdy element był łatwy do zauważenia. Należy wyrazić entuzjazm dla udziału w procesie przetargowym. Jeżeli Państwa firma jest młoda, należy przedstawić swoje argumenty w oparciu o wiedzę, a nie doświadczenie – i być szczerym. Jeżeli potencjalny klient złapie Państwa na blefowaniu, to już po Państwu.
„W rozmowach z osobami trzecimi należy uważać, aby nie zdradzić zbyt wiele na temat swoich zamiarów dotyczących oferty.
Nie każdy kontrakt jest warty posiadania. Należy unikać przymusu gonienia za każdą nadarzającą się okazją przetargową. Należy najpierw przeanalizować prawdziwą sytuację konkurencyjną. Czy naprawdę uważają Państwo, że Państwa firma będzie najlepszym dostawcą? Czy kontrakt będzie dotyczył sedna Państwa wiedzy? Czy mają Państwo wystarczające zasoby, aby sprostać temu zadaniu? Czy wykonawca może po prostu zbierać oferty, aby uzyskać przewagę w negocjacjach cenowych ze swoim obecnym dostawcą?
„Nigdy nie należy zapominać, że mamy do czynienia z konkursem. Państwa zadaniem jest wysunięcie niezaprzeczalnego roszczenia o wsparcie finansowe… Proszę się upewnić, że Państwa oferta będzie się wyróżniać”.
Po zidentyfikowaniu prawdziwej okazji do złożenia oferty, należy dokładnie zapoznać się z procesem tego klienta. Należy przestrzegać wszystkich instrukcji dotyczących składania ofert. Dostarczyć odpowiednią liczbę egzemplarzy. Oznaczyć zewnętrzną stronę koperty dokładnie tak, jak to zostało określone. Sprawdzić wszystko dwukrotnie. Złożenie niekompletnej oferty, dostarczenie jej z opóźnieniem lub wysłanie pod niewłaściwy adres może zniweczyć Państwa wysiłki. Aby zwiększyć swoją konkurencyjność, należy prowadzić szczegółową dokumentację ofert i poświęcić czas na analizę, dlaczego każda z nich była wygrana lub przegrana.
Składanie propozycji
Zanim złożą Państwo ofertę, należy stworzyć wewnętrzny proces zarządzania, aby zapewnić, że dostarczą Państwo wszystkie wymagane materiały w terminie składania ofert. Chociaż należy zrównoważyć wielkość okazji z zasobami przeznaczonymi na stworzenie oferty, nigdy nie należy składać oferty z głowy. Kosztowne błędy mogą sprawić, że zdobycie kontraktu będzie gorsze niż jego utrata. Proszę wykorzystać ekspertów z Państwa firmy do napisania tych części oferty, które dotyczą tego, na czym się znają. Zatrudnić dobrego redaktora i kilku korektorów. Wybrać osoby, które będą wystarczająco agresywne, aby wskazać każde niejasne zdanie, wątpliwe stwierdzenie i załamanie organizacyjne.
Opracowanie oferty
W pakietach ofertowych zazwyczaj podaje się nazwisko osoby kontaktowej oraz instrukcje, kiedy i jak można się z nią skontaktować. Próba wyłudzenia informacji o konkurencji od osoby kontaktowej może spowodować, że zostaną Państwo zdyskwalifikowani jako oferent. Nie należy mówić o swoim udziale w procesie przetargowym nikomu, kto nie musi o tym wiedzieć. Jeżeli rozmawiają Państwo beztrosko z kimś, kto uważa się za niezaangażowanego, mogą Państwo nieświadomie przekazać ważne informacje głównemu konkurentowi.
„Przekonajcie Państwo klienta, że jesteście w stanie zorganizować pracę w taki sposób, aby zapewnić najbardziej opłacalną, efektywną czasowo i jakościowo usługę”.
W niektórych przypadkach można skuteczniej konkurować, łącząc się z inną firmą w celu wspólnego złożenia oferty. Przed złożeniem wspólnej oferty, obie firmy muszą uzgodnić, w jaki sposób każda ze stron będzie uczestniczyć, jak będą dzielone koszty i jak będą dzielone ewentualne zyski. Próba podjęcia tych kroków po udzieleniu zamówienia jest zbyt późna. Nieporozumienia dotyczące podziału kosztów i innych kwestii mogą zadusić Państwa wspólne przedsięwzięcie.
„Nawet jeżeli przekaz jest prosty, grafika ma wpływ i bezpośredniość, którą słowa nie zawsze mogą osiągnąć”.
Należy poświęcić czas na analizę każdej oferty, zanim zacznie się ją pisać. Wiele firm tworzy fatalne oferty, ponieważ zaczynają od pisania. Po pierwsze, należy zastanowić się, w jaki sposób będą Państwo realizować zamówienie, jeżeli je wygrają. Należy uwzględnić techniczne i finansowe wymagania stawiane Państwa firmie. Co najważniejsze, należy określić ryzyka, które mogłyby utrudnić Państwu realizację kontraktu z zyskiem. Zidentyfikować i zminimalizować ryzyko takich możliwych przeszkód, które mogą obejmować wydarzenia zewnętrzne, takie jak wojny, klęski żywiołowe i spowolnienie gospodarcze.
„Niech tekst i grafiki przejrzy ktoś, kto nie brał udziału w przygotowaniu oferty, ale dobrze zna jej temat i kontekst”.
Niektórzy klienci określają strukturę ofert i propozycji. Należy trzymać się tych specyfikacji. Jeżeli klient określi format lub udostępni formularz do złożenia oferty, należy go użyć. Jeżeli struktura oferty jest pozostawiona Państwu, należy zadbać o to, aby była ona łatwa do zrozumienia i wykonania. Proszę zacząć od streszczenia celu Państwa oferty. Proszę zwięźle przedstawić swoje doświadczenie i referencje. Pomocny jest pełny zarys proponowanego przez Państwa rozwiązania: Przedstawienie planu pracy, harmonogramu, listy produktów i rezultatów oraz spisu Państwa personelu i tego, co będzie robił w ramach projektu. Wymienić opłaty za projekt i wydatki, które poniesie klient.
Jak przekazać ofertę
Pisząc o technicznych aspektach swojej oferty, należy zacząć od przedstawienia kontekstu, aby pokazać, że rozumieją Państwo wymagania umowy. Należy wyszczególnić potencjalne problemy i wskazówki dotyczące rozwiązania każdego z nich. Nie należy używać ani negatywnego, ani wylewnego tonu. Proszę po prostu wyjaśnić strukturę swojego planu pracy. Najpierw należy przedstawić duży obraz, a następnie uzupełnić szczegóły. Proszę rozważyć włączenie planów awaryjnych na wypadek poważnego ryzyka. Szczegółowo ujawnić produkty i usługi, które można dostarczyć. Jedna z technik komunikacji graficznej polega na stworzeniu tabeli opisującej produkty do dostarczenia i wymieniającej ich numery stron w dokumencie ofertowym. Przygotować raporty początkowe, aby wymienić wszystkie spotkania, które muszą się odbyć przed rozpoczęciem projektu. Przykładowa lista kontrolna zadań może poprowadzić projekt we właściwym kierunku. Prawidłowa dokumentacja techniczna obejmuje harmonogram aktualizacji, proces zmian i raport podsumowujący.
„Naraża Pan swoją pozycję i ryzykuje dyskwalifikację, jeżeli kontaktuje się Pan z klientem w nadziei na podrzucanie pomysłów i szukanie wskazówek”.
Opisując swoją ofertę, należy podkreślić wartość dodaną, którą Państwo dostarczą. Nie należy oczekiwać, że klient sam się domyśli lub odkryje Państwa wartość. Proszę to wyraźnie zaznaczyć. Bez względu na to, czy Państwa przewaga konkurencyjna polega na wyższej wiedzy, bardziej efektywnych procesach, dodatkowych usługach czy innowacyjnej technologii, proszę pokazać, w jaki sposób wykraczają Państwo poza minimalne wymagania oferty. Umieścić życiorysy (wszystkie w standardowym formacie) w określonej części dokumentu ofertowego i nigdzie indziej.
„Aby wzmocnić swoją konkurencyjność… proszę przyjąć systematyczną praktykę kontroli swoich ofert”.
Referencje klientów są kluczowym dowodem Państwa umiejętności. Należy zapewnić standardowe formaty dla każdej referencji klienta i zawrzeć w nich nazwę klienta, lokalizację prac, Państwa działalność, nazwisko kierownika klienta, opis prac i kwotę projektu w dolarach. Należy dodać nazwisko osoby kontaktowej dla klienta, jej numer telefonu, adres pocztowy i adres e-mail.
„Ryzykują Państwo utratę kontraktu, jeżeli zaprezentują się Państwo słabo i obojętnie. Nie wystarczy kompetentna prezentacja – musi być zwycięska!”.
Rozsądne wykorzystanie grafiki może przekazać Państwa propozycje z większą siłą niż same słowa. Diagramy mogą wyjaśnić przebieg procesów. Rysunki elementów fizycznych, takich jak projekty budynków i rozmieszczenie sprzętu, mogą pomóc klientowi zobaczyć dokładnie to, co Państwo proponują. Schematy organizacyjne natychmiast pokazują zakres odpowiedzialności funkcjonalnej i obowiązki sprawozdawcze. Obrazy należy umieszczać obok odpowiedniego tekstu i stosować spójny styl w ich prezentacji, aby ujednolicić wizualnie Państwa propozycję. Zdjęcia i inne grafiki nie są panaceum na słabą, niechlujną ofertę, ale jeżeli dobrze je Państwo wykorzystają, mogą one wzmocnić dobrą ofertę.
Dojście do dolnej linii
Prawie wszyscy klienci określają format propozycji cenowych. Klienci zazwyczaj życzą sobie oddzielnych zestawień szacunkowych kosztów dla każdej fazy projektu oraz ceny łącznej. Wymagana dokumentacja przetargowa może zawierać tabele opłat stosowane do wyceny pracy oraz szczegółowe szacunki liczby godzin pracy. Należy uwzględnić dzienne diety na wyżywienie i zakwaterowanie we wszystkich wydatkach, które mają być przedmiotem wniosku o odszkodowanie.
Należy dwukrotnie sprawdzić założenia dotyczące kosztów i przychodów, na których opiera się Państwa oferta, aby zapewnić jej wykonalność. Celem jest zarabianie pieniędzy, a nie wygrywanie przetargów. Jeżeli złożą Państwo zbyt wysoką ofertę, mogą Państwo stracić nie więcej niż bezwartościowy kontrakt. Wygrywanie kontraktów poprzez składanie zbyt niskich ofert to strata pieniędzy i możliwości.
Należy zaplanować wystarczająco dużo czasu na przygotowanie, przegląd i korektę ofert. Oferty i propozycje składane w pośpiechu są często pełne błędów. Niechlujna oferta jest wyrazem braku szacunku dla klienta i Państwa zdolności do wykonania pracy. Należy uwzględnić czas dostawy. Chociaż składanie ofert przez Internet stało się bardziej powszechne, większość oferentów nadal dostarcza papierowe kopie dokumentów ofertowych, wykonane na wysokiej jakości papierze i w oprawie. Jeżeli muszą Państwo wysłać ofertę pocztą, należy skorzystać ze specjalnej firmy kurierskiej i dostarczyć ją odpowiednio wcześnie. Proszę zadbać o potwierdzenie dostawy, najlepiej nazwisko osoby, która podpisała odbiór przesyłki.
Klient najpierw sprawdzi, czy Państwa oferta jest zgodna z wymaganiami wstępnymi. Mogą Państwo zostać zdyskwalifikowani za spóźnienie, brak odpowiedniej liczby egzemplarzy, użycie niewłaściwego formatu, złożenie niekompletnej oferty lub niespełnienie pewnych wymogów dotyczących doświadczenia, wielkości lub siły finansowej firmy. Większość firm ocenia otrzymane oferty, obliczając ważony wynik na podstawie wielu testów.
Prezentacja oferty
Nie należy marnować ciężkiej pracy, jaką trzeba włożyć w przygotowanie dynamicznej oferty, na nieudolną prezentację przed potencjalnym klientem. Doskonała prezentacja to szansa na wyróżnienie się wśród konkurencji i przyciągnięcie uwagi. Proszę zacząć od podstaw. Proszę dowiedzieć się, jaki sprzęt powinien być dostępny dla Państwa prezentacji. Jeżeli potrzebują Państwo projektora, proszę rozważyć przyniesienie własnego. Nawet jeżeli klient ma taki projektor, może on być tego dnia zepsuty lub może nie współpracować z Państwa materiałami prezentacyjnymi.
Proszę przećwiczyć prezentację oferty przed doświadczoną publicznością, która nie odpuści, jeżeli część prezentacji będzie wadliwa. Powinni oni znać ofertę i być gotowi skrytykować każde słabe ogniwo prezentacji. Należy przygotować się na wszystkie trzy fazy prezentacji: formalną prezentację, czas, w którym publiczność będzie zadawać trudne, konkretne pytania, oraz szansę na podsumowanie i ostatni apel. Jeżeli prezentacja będzie zwięzła i pozytywna, a także skupi się ściśle na wymaganiach kontraktu oraz własnej wiedzy i możliwościach, Państwa końcowa prezentacja będzie przekonywująca, że to właśnie Państwa oferta jest najlepsza.
O autorze
Harold Lewis ma duże doświadczenie w przygotowywaniu ofert, pisaniu ofert przetargowych i zdobywaniu profesjonalnych kontraktów w sektorze publicznym i prywatnym. Napisał również Choosing and Using Consultants & Advisers.