Każdego dnia niezliczone zadania walczą o czas sprzedawcy. Sprzedawcy, którzy wpadają w te „pułapki czasowe”, poświęcają godziny, które powinni zainwestować w swój najważniejszy cel: sprzedaż. Todd Duncan, ekspert w dziedzinie sprzedaży i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, identyfikuje osiem najczęstszych pułapek czasowych, w które wpadają sprzedawcy (i inni przedsiębiorcy również), w tym „pułapkę tożsamości”, „pułapkę organizacji”, „pułapkę kontroli” i „pułapkę imprez”. Wyjaśnia, jak uniknąć tych pułapek i usprawnić swój dzień pracy tak, aby większość czasu poświęcić na sprzedaż. Proponuje strategie, dzięki którym można sprzedać więcej w krótszym czasie, takie jak pielęgnowanie relacji z klientami o wysokiej wartości, aby generować powtarzalność i polecenia. Duncan podsuwa również pomysły, jak wykorzystać cały swój nowy wolny czas, oferując wskazówki dotyczące zrównoważenia życia poza pracą. Jego rady mają posmak chrześcijański, ale jest on subtelny i nie powinien odstraszać tych, którzy nie są zorientowani duchowo. Nie jest to magiczna formuła na zwiększenie sprzedaży lub kupno czasu; w rzeczywistości wiele informacji nie jest nowych. Jednak getAbstract poleca ją jako ładnie opakowane podejście do maksymalizacji wartości Państwa czasu jako sprzedawców, nie tylko w pracy, ale również w życiu.

Artykuł  przetłumaczony z wersji oryginalnej algorytmicznie (przepraszamy za niedoskonałości) jako materiał poszkoleniowy na nasze szkolenia team building.

Take-Aways
Zamiast poświęcać czas na sprzedaż, wielu handlowców marnuje większość dnia pracy na zadania, które nie generują sprzedaży.
Kluczem do uwolnienia swojej produktywności jest zarządzanie zadaniami, a nie czasem.
Opieranie swojego obrazu siebie wyłącznie na pracy to „pułapka tożsamości”. Proszę jej unikać.
Proszę wyznaczyć granice swojego czasu, pozbyć się zbędnych zadań i skupić się na działaniach, które budują biznes.
Jeżeli spędza Pan nadmierną ilość czasu na innych czynnościach niż sprzedaż, mówi Pan „tak”, podczas gdy powinien Pan mówić „nie”.
Zrzeczenie się kontroli nad niektórymi aspektami działalności pozwala na skupienie się na sprzedaży.
W sprzedaży technologia może być bardziej ciężarem niż wsparciem, jeżeli pozwoli Pan, aby trudności technologiczne zdominowały Pana czas.
Pielęgnować klientów o wysokiej wartości, aby generować większe przychody w krótszym czasie.
Mogą Państwo osiągnąć większy sukces, jeżeli nie będą się Państwo bali zaryzykować porażki.
Czas traci wartość, jeżeli marnuje się go na marne rozrywki.
Podsumowanie
„Pułapki czasu”
Każdy sprzedawca staje przed wszechobecnym wyzwaniem: jak spędzać czas na tym, co chce się robić i powinno się robić – na sprzedaży. Zamiast tego sprzedawcy poświęcają wiele godzin na wszystko, co nie jest związane ze sprzedażą, czyli na faksowanie, wypełnianie formularzy, wypełnianie dokumentów, odpowiadanie na e-maile, rozmowy telefoniczne lub przepisywanie list rzeczy do zrobienia. Pułapki czasowe czają się za każdym rogiem. Aby w pełni wykorzystać swoje możliwości jako sprzedawcy, należy nauczyć się omijać te pułapki.

„Nie możemy kierować zegarem, możemy jedynie kierować naszymi myślami i działaniami”.
Większość profesjonalistów próbuje rozwiązać problem presji czasu, stosując te same stare taktyki zarządzania czasem. Ale „zarządzanie czasem to strata czasu”. Zamiast tego należy zastosować „zarządzanie zadaniami”, aby odblokować swoją produktywność. Proszę przejąć kontrolę nad swoim czasem, swoim życiem i swoim sukcesem, unikając ośmiu pułapek czasowych, w które wpadają handlowcy i inni przedsiębiorcy. Oto, jak pokonać te czyhające pułapki.

„Pułapka tożsamości”
Długie godziny pracy stały się amerykańską tradycją. Gdy sprzedawca spędza dużo czasu w pracy, cały jego obraz siebie może być związany z tym zawodem. Może to pomóc sprzedawcy w zwiększeniu sprzedaży (choć nie zawsze), ale nie jest to recepta na bycie człowiekiem sukcesu. Gdy praca zachłannie pożera Państwa czas, niewiele zostaje na bycie dobrym małżonkiem, oddanym rodzicem czy lojalnym przyjacielem, a tym bardziej na utrzymanie formy, realizację hobby czy nawet oglądanie zachodu słońca. Dobra wiadomość jest jednak taka, że większość handlowców chce od swojej pracy i życia czegoś więcej niż tylko pogoni za pieniędzmi i ich gromadzenia.

„Zamiast odnajdywać się w swojej pracy, wielu handlowców zaczyna tracić siebie.
Handlowcy, którzy odnoszą sukcesy w pracy i w życiu osobistym, mają wspólne spojrzenie na czas. Przyjmują osobistą odpowiedzialność za okiełznanie szalonego tempa życia. Wiedzą, że „praca” to nie „życie” i, wbrew popularnemu powiedzeniu, czas to nie pieniądze – to pełnia życia. Ci, którzy zachowują równowagę między życiem a pracą, zrozumieli, że im więcej się pracuje, tym mniej się żyje, a więc sposób spędzania czasu ma ogromny wpływ na poczucie własnej wartości. Aby przejąć kontrolę nad swoim czasem i osiągnąć równowagę między życiem i pracą, należy zrobić dwie ważne rzeczy:

„Ustalić, jak spędzać mniej czasu w pracy (bez utraty sprzedaży)”.
„Ustalić, jak spędzać więcej czasu na innych rzeczach, które sprawiają Państwu przyjemność w życiu.
„Pułapka organizacji”
Obowiązki handlowców mają tendencję do kumulowania się i mnożenia. Mówiąc metaforycznie, można się poczuć, jakby szalejąca rzeka ciągnęła Państwa w swoim nurcie. Im więcej zadań spływa na Pana, tym bardziej czuje się Pan jak łosoś, który próbuje płynąć w górę rzeki: przytłoczony, pozbawiony kontroli, zagrożony zatonięciem.

„Wydaje się, że jest to zmora sprzedawcy: szybko płynący, często wzburzony nurt obowiązków, który wzbiera jak rzeka na wiosnę”.
Badanie z 2003 r. wykazało, że amerykańscy handlowcy spędzają tylko około 20% dnia pracy na aktywnej sprzedaży i poszukiwaniu. 43% czasu poświęcają na zadania administracyjne, 30% na dojazdy lub spotkania, a 7% marnują na „nic nierobienie”. Cięższa praca nie jest rozwiązaniem. Zamiast tego należy inwestować swój czas w zadania produktywne, a nie w zbędne obowiązki. Proszę wykonać te cztery kroki, aby zatamować wody powodziowe Państwa burzliwego dnia pracy:

„Akumulacja” – Ustalić granice, które pomogą Państwu powstrzymać przerwy, odwrócenie uwagi i rozproszenie.
„Dopuszczenie” – Rozróżnienie pomiędzy czynnościami koniecznymi a uciążliwymi.
„Działanie” – Wykonywanie swoich kluczowych, produktywnych zadań.
„Ocena” – Rozpoznać i unikać przeszkód, które kradną Państwa energię i skupienie.
„Jeśli nie postawi Pan granic w swoim biznesie, nie będzie Pan miał równowagi w swoim życiu”.
Proszę zablokować szalejącą rzekę i kontrolować napływ swojego czasu, stawiając pięć barykad, które pomogą Państwu ograniczyć zbędne przerwy, które mogą pochłonąć Państwa dzień:

Nie podawać klientom numeru telefonu domowego.
Nie podawać numeru telefonu do biura swoim znajomym.
Wyłączyć w komputerze „funkcje alarmowe” dla przychodzących e-maili i wiadomości.
Na dzwoniący telefon odpowiadać tylko wtedy, gdy spodziewa się Pan konkretnego rozmówcy.
Nie przeglądać w pracy prywatnej poczty elektronicznej.
„Być może nadszedł czas, aby pożegnać się ze starym sobą, porzucić czas, którego nie można zmienić, i zacząć w pełni oddawać się czasowi, który jeszcze Pani posiada.
Kiedy jest Pan w biurze, niech Pan poświęca swój czas na sprzedaż. Unikać czynności, które wyczerpują energię i marnują czas, takich jak surfowanie po Internecie, granie w gry komputerowe, czytanie gazety, uzupełnianie co godzinę kubka z kawą, robienie zakupów przez Internet, plotkowanie na korytarzach i uczestniczenie w bezużytecznych spotkaniach. Wyznaczając te pięć granic i eliminując pożeracze czasu, można uwolnić prawie trzy godziny dziennie lub setki godzin rocznie. Jest to czas, który mogą Państwo wykorzystać na sprzedaż.

Pułapka „Tak”
Obsługa klienta jest istotną częścią bycia sprzedawcą. Sprzedawcy uważają, że trzeba stać się „tak” lub „tak” kobietą z nastawieniem „tak”, gotową do podjęcia każdego zadania. Wymaga to ogromnej inwestycji czasu i energii. Gdy jest się tak zajętym spełnianiem próśb, że nie pracuje się już efektywnie, wpada się w „dylemat zajętości”. Objawami tego problemu są błędy, spóźnienia, roztargnienie, nieprzewidywalność, frustracja i stres. Mają Państwo dwa wyjścia: „poświęcić się sprzedaży” lub „częściej mówić 'nie'”.

„Zawód sprzedawcy to zawodni handlowcy oferujący zawodne produkty zawodnym klientom”.
Jeżeli spędza Pan znaczną część czasu na innych czynnościach niż sprzedaż, ta pułapka może mieć Pana w swoich szczękach. Aby sprawdzić tę diagnozę, proszę przyjrzeć się trzem rodzajom zadań w ciągu dnia pracy: „niepotrzebne, konieczne i produktywne”. Niepotrzebna praca drenuje Państwa czas i uniemożliwia osiągnięcie założonych celów. Zadania konieczne posuwają firmę do przodu, ale w wolnym tempie. Należą do nich „praca papierkowa, planowanie i wyznaczanie celów, badanie klientów, obserwacja i ocena własnej wydajności, komunikacja z klientami”. Zadania produktywne najskuteczniej prowadzą Państwa firmę we właściwym kierunku. Są one najlepszym wykorzystaniem Państwa czasu. Proszę tak zorganizować swój dzień pracy, aby jak najwięcej czasu poświęcić na zadania produktywne. Co do reszty, proszę po prostu powiedzieć „nie”.

„Pułapka kontroli
Proszę skupić swoją energię na tych aspektach działalności, które przynoszą największy zysk i nauczyć się odpuszczać wszystko inne. Niestety, dla większości handlowców odpuszczanie jest bardzo trudne. Mogą Państwo niechętnie rezygnować z kontroli, ponieważ uważają Państwo, że nikt inny nie wykona pracy tak dobrze, nie będzie tak zaangażowany lub nie zrozumie tego, co trzeba zrobić tak dobrze jak Państwo. Proszę przeorganizować swój czas, aby skupić się na dwóch jedynych czynnościach, które muszą Państwo wykonać, aby zrealizować swoje cele sprzedażowe:

„Budowanie zaufania u właściwych prospektów”.
„Dodawanie wartości istniejącym klientom.
„Porażka, jeżeli jest dobrze postrzegana, jest najostrzejszym narzędziem do eliminacji naszych niespójności i nieefektywności.
Aby produkować więcej, pracując mniej, należy podjąć następujące kroki:

Proszę zadać sobie pytanie, co by Pan zrobił, gdyby mógł Pan poświęcić 100% swojego dnia pracy na działania, które przynoszą największy zysk.
Uczynić się dyrektorem generalnym swojej działalności handlowej, nawet jeżeli pracuje się samemu.
Jeśli to możliwe, należy zatrudnić asystenta, a następnie w pełni wykorzystać zasoby firmy.
Proszę zacząć budować silny personel, zespół, który będzie Pana wspierał i poszerzał Pana możliwości.
„Pułapka technologiczna
W sprzedaży technologia może być wsparciem lub obciążeniem. Może dostarczać wspaniałych narzędzi do komunikacji, poszukiwania i sprzedaży, ale „trudności technologiczne” mogą pozbawić Państwa godzin dziennie. Proszę pomyśleć o czasie, jaki poświęcają Państwo na wysyłanie e-maili, zwalczanie wirusów, usuwanie spamu, odbieranie uciążliwych telefonów, usuwanie usterek czy czytanie instrukcji obsługi. Aby technologia nie przeszkadzała w rozwoju:

„Skróć smycz – Dzięki telefonom komórkowym, palmtopom i poczcie elektronicznej sprzedawcy są dostępni przez całą dobę, przez cały tydzień. Nie zawsze jest to dobra rzecz. Czasami trzeba dać sobie czas pracy, którego nikt nie może przerwać.
„Zastępować, nie gromadzić” – Nigdy nie należy kupować nowego „narzędzia technicznego”, zanim nie pozbędziemy się starego.
„Pytać o drogę – Czasami robienie tego samemu nie jest najlepszym wykorzystaniem czasu.
„Sprawdzić efektywność narzędzi” – Najnowsze urządzenie niekoniecznie jest lepsze od tego, które już Państwo mają. Proszę zrobić badania przed zakupem.
„Cofnij się, aby iść do przodu” – Jeżeli jakieś narzędzie techniczne nie jest niezbędne do wykonania pracy, nie należy go używać. Czasami stare sposoby są najlepsze.
„Pułapka kwot”
Czas jest cennym towarem, a jednak wielu handlowców konsekwentnie nie docenia wartości swoich upływających godzin. Kwoty sprzedaży, które kładą nacisk na ilość sprzedaży, a nie na jej jakość, jeszcze bardziej dewaluują Państwa czas. Kwoty wykorzystują konkurencję, chciwość i groźbę utraty pracy, aby skłonić handlowców do osiągnięcia celów, które często są nierealne.

„Tożsamość spowita w pracy (…) uniemożliwia realizację marzeń”.
Gdy koncentruje się Pan wyłącznie na ilości, może Pan poświęcić możliwość budowania trwałych relacji z klientami. Skutkuje to mniejszą liczbą klientów powracających i mniejszą liczbą poleceń, co powoduje konieczność ciągłego poszukiwania. Zamiast tego można zwiększyć sprzedaż i zarobić więcej pieniędzy w krótszym czasie, pozyskując i pielęgnując klientów o wysokiej wartości. Może mieć Pan mniej klientów, ale będą oni generować większe przychody. Aby ta strategia zadziałała:

Najpierw należy ocenić potencjalnych klientów, a dopiero potem do nich dążyć.
Uprzedzić prospektów o swoim telefonie.
Nie pozwolić, aby klienci marnowali Państwa czas.
Zamienić klientów w partnerów.
„Pułapka porażki
Delektowanie się sukcesem w sprzedaży prawie na pewno oznacza przełknięcie po drodze kilku smaków porażki. Aby przezwyciężyć emocjonalny wpływ porażki, należy wykorzystać ją jako doświadczenie edukacyjne. Paradoks porażki polega na tym, że „chociaż nie jest to najbardziej produktywna droga, jaką możemy obrać, często jest najbardziej efektywnym nauczycielem, jakiego możemy mieć”. A więc należy zacząć od nastawienia, że każde nowe wyzwanie niesie ze sobą ryzyko porażki. Kiedy nie boi się Pan podejmować ryzyka, może Pan sięgnąć po wyższy poziom sukcesu.

„Jesteśmy stworzeni do czegoś więcej. Coś bardziej satysfakcjonującego, bardziej satysfakcjonującego, bardziej wzbogacającego, bardziej ekscytującego”.
Budując swoją karierę w sprzedaży, należy być przygotowanym na podejmowanie ekscytującego, stymulującego ryzyka, nawet jeśli się go boi. Proszę wyznaczyć sobie cel i podjąć osobiste zobowiązanie do jego osiągnięcia, wyznaczając konkretne terminy. Proszę powiedzieć współpracownikowi o swoim planie i poprosić go o dotrzymanie go. Proszę rozważyć wynajęcie trenera sprzedaży, który pomoże Państwu utrzymać się na właściwym kursie. Proszę postawić sobie wysokie wymagania, aby w razie niepowodzenia nie miało to dużego wpływu na Państwa działalność.

„Pułapka imprezowa
W idealnej sytuacji sukces powinien sprawić, że będzie Pan bardziej zadowolony, ponieważ pozwoli Panu poświęcić czas i uwagę ludziom i czynnościom, które są dla Pana najważniejsze. Jednak sukces rodzi swoje własne, wyjątkowe problemy. Jeżeli wykorzystują Państwo swój nowo zdobyty czas na niewłaściwe rzeczy, to nadal tracą Państwo czas lub, jak mówi Salomon, „gonią za wiatrem”. Łatwo jest wpaść w pułapkę imprezową. Pod wpływem pierwszych sukcesów może Pan chcieć podnieść swój styl życia, kupując ładne ubrania, kupując drogi samochód i stołując się w wytwornych restauracjach. Z umiarem jest to w porządku. Należy jednak unikać pułapki polegającej na tym, że zaczyna się cenić dobra materialne i traci się perspektywę na priorytety, które są naprawdę ważne w życiu.

„To serce ujawnia, co sprawia, że czas ma dla Pana znaczenie”.
Proszę zainwestować swój czas w rodzinę i relacje osobiste, zdrowie i kondycję fizyczną, bezpieczeństwo finansowe, edukację i celowy sens codziennego życia. W życiu jest o wiele więcej niż praca, a teraz ma Pan czas, aby tego doświadczyć.

O autorze
Todd Duncan jest autorem bestsellera High Trust Selling. Jest ekspertem w dziedzinie sprzedaży i równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, prowadzi konsultacje, seminaria, wydaje kasety i książki.