Dave Kahle dostosowuje wiele obecnie powszechnie stosowanych procesów zarządzania czasem do specyficznego użytku handlowców w terenie. Jego podstawowym założeniem jest to, że handlowcom zewnętrznym o wiele trudniej jest stosować zwykłe techniki, ponieważ ich życie jest tak pełne niepewności. Ponadto sprzedawcy są zwykle nastawieni na działanie, więc nie chcą poświęcać czasu na planowanie lub tworzenie systemów. A przecież, jak przekonuje Kahle, taka organizacja jest kluczowa dla sukcesu w sprzedaży. Chociaż Kahle twierdzi, że większość zasad i taktyk zarządzania czasem „zupełnie nie uwzględnia unikalnych wyzwań stojących przed sprzedawcą w terenie”, materiał, który omawia w książce, brzmi bardzo znajomo. Jest to echo wielu innych książek na temat wyznaczania celów, rozwiązywania problemów, podejmowania decyzji i skutecznej sprzedaży. getAbstract uważa, że chociaż może to być pomocny przegląd dość powszechnego materiału pod przykrywką zarządzania czasem, informacje nie są wyjątkowe – chociaż skupienie się na potrzebach sprzedawców może nadać im dodatkową wartość.

Streszczenie zostało przetłumaczone maszynowo (przepraszamy za niedoskonałości tłumaczenia) jako materiał uzupełniający na nasze szkolenia i wyjazdy integracyjne.

Wnioski
Kiedy zarządza Pan swoim czasem, skupia się Pan na wykonywaniu istotnych czynności i czuje Pan energię, aby wykonywać je dobrze.
Pierwszym krokiem jest uziemienie się, aby kierować się głęboko zakorzenionymi przekonaniami, które dają poczucie celu.
Proszę pomyśleć przed działaniem. Proszę zaplanować i opracować strategię, co Państwo zamierzają zrobić.
Utrzymywać swoje myślenie na właściwym poziomie, analizując, ustalając priorytety, planując, wyobrażając sobie i zastanawiając się.
Ustalanie priorytetów dla swoich klientów. Należy poświęcić najwięcej energii tym klientom i prospektom, którzy najprawdopodobniej przyniosą większe zyski finansowe.
Reagowanie na zmiany i niepewność poprzez zachowanie kontroli.
Usystematyzować wszystko, co Państwo robią.
Przestać robić to, co jest mniej ważne lub niepotrzebne, aby pozbyć się „śmieci” w swoim życiu.
Wybrać najlepszych prospektów, oceniając ich „Ilościową Zdolność Zakupową” (QPC) i ich zdolność do bycia dobrym partnerem dla Państwa.
Proszę znaleźć sposób na pielęgnowanie dobrych relacji, aby ludzie chcieli Państwu pomóc.
Podsumowanie
Dlaczego handlowcy potrzebują zarządzania czasem
Dzisiejsze szybkie tempo sprawia, że każdy sprzedawca zewnętrzny lub terenowy jest pod większą presją w pracy. Klienci są bardziej wymagający. Poczta głosowa wymaga więcej czasu na rozmowy telefoniczne. Nie można po prostu wpaść do klienta; zwykle trzeba się najpierw umówić na spotkanie, co wymaga jeszcze więcej czasu na rozmowy telefoniczne. Prawdopodobnie muszą Państwo zbierać więcej informacji o klientach niż kiedykolwiek wcześniej do bazy danych Państwa firmy. A jeżeli pracuje Pan w zespole, jak to robi coraz więcej sprzedawców zewnętrznych, to jest to kolejne obciążenie dla Pana czasu.

„Zarządzanie czasem przyniesie Państwu pozytywne rezultaty szybciej niż jakikolwiek inny aspekt Państwa pracy”.
Tak więc, aby skuteczniej radzić sobie z tymi wszystkimi wymaganiami i wybierać działania, które przyniosą najwięcej sprzedaży i pieniędzy, należy dobrze zarządzać swoim czasem. Zarządzanie czasem pozwoli Państwu skupić się na wykonywaniu najważniejszych zadań i pomoże ograniczyć lub wyeliminować czynności, które wyczerpują Państwa energię. Rezultaty: czują się Państwo bardziej energiczni. Mają Państwo wzmocnienie psychiczne. Szybciej udaje się zrobić więcej. Mają Państwo lepsze wyniki.

„Efektywne zarządzanie czasem pozwala na wyeliminowanie tych rzeczy, które muszą Państwo zrobić, a które Państwa nużą, wysysają ducha i męczą psychikę – tych zadań generujących słabość”.
Badania potwierdzają to twierdzenie. Ostatnie badanie National Society of Sales Training Executives wykazało, że najlepsi sprzedawcy-gwiazdy mają „obsesję na punkcie zarządzania czasem”, ponieważ dzięki niemu osiągają większą i większą sprzedaż.

Jeżeli jest Pan podobny do typowego sprzedawcy terenowego, to prawdopodobnie lubi Pan działanie i przebywanie poza biurem. Ale proszę nie pozwolić, aby ten nacisk na działanie zablokował Pana sukces. Musi być Pan dodatkowo zdyscyplinowany, czyli myśleć o tym, dokąd Pan zmierza i dlaczego. Dzięki temu można opracować systemy i rutyny, które będą Państwa prowadzić.

„Jeżeli jest Pan niezależny i może sam decydować o tym, jak spędza Pan czas, to musi być Pan bardziej zdyscyplinowany i uważny w zarządzaniu czasem niż osoby pracujące na innych stanowiskach.”
Jednocześnie należy być elastycznym i zdolnym do przystosowania się, ponieważ musi Pan reagować na swoich często nieprzewidywalnych klientów. Jeżeli napotkają Państwo kryzys, proszę sobie z nim poradzić. Proszę pomyśleć o swojej pracy, gdy będą Państwo z dala od klienta. Poświęcić wysiłek na zaplanowanie i stworzenie systemów, które pozwolą efektywniej wykorzystać czas. Ustalić, co działa, a następnie to robić.

„Niezależnie od tego, jak proaktywni i dobrze zaplanowani są Państwo, wymagania Państwa klientów są zawsze nieznanym, nieprzewidywalnym czynnikiem X.”
Poniższe 10 sekretów zarządzania czasem pomoże Państwu jak najlepiej wykorzystać swój czas:

Uziemić się, zaangażować się w pewne głęboko zakorzenione przekonania, które nadają cel i kierunek.
Przemyśl swoje działania, zanim zaczniesz działać.
Myśleć „właściwie”, to znaczy myśleć efektywnie o właściwych rzeczach.
Ustalić priorytety dla swoich klientów i prospektów, aby poświęcić jak najwięcej czasu tym, którzy są najbardziej produktywni.
Zachować kontrolę, czyli być „na bieżąco”, aby w razie zmian i niepewności móc jak najlepiej sobie z nimi poradzić.
Pozbyć się „śmieci”. Przestać wykonywać niepotrzebne zadania.
Stworzyć systemy, dzięki którym będą Państwo mieli sposób postępowania krok po kroku.
Jeżeli mają Państwo skuteczny proces sprzedaży, należy się go trzymać.
Rozwijać i podtrzymywać relacje, które Państwu pomagają.
Znaleźć równowagę w swoim życiu.
Jak się uziemić
Uziemienie się oznacza bezpieczne zakotwiczenie się w pewnych prawdach, w które Pan głęboko wierzy i które pomagają Panu w codziennej pracy.

„Bycie uziemionym oznacza, że jest Pan pewnie przytwierdzony do pewnych głęboko zakorzenionych, podstawowych zobowiązań, które nadają kształt i kierunek wszystkiemu, co Pan robi jako sprzedawca”.
Trzy elementy, które sprawiają, że jest Pani uziemiona to:

Ma Pan mentalność, która inspiruje Pana do robienia więcej, posiadania więcej i stania się kimś więcej niż jest się tu i teraz. Wierzy Pan, że istnieją większe możliwości i stara się je Pan wykorzystać.
Ma Pan strategię zarządzania czasem, która kieruje Pana wysiłkami, opartą na byciu zarówno wydajnym, jak i skutecznym. Bycie skutecznym oznacza robienie właściwych rzeczy, aby osiągnąć najlepsze wyniki. Bycie efektywnym to robienie wszystkiego w jak najkrótszym czasie.
Ma Pani podstawowe wartości, które dają Pani poczucie celu i kierunku. Mogą to być np. wiara w naukę, pokora, jakość, wiedza, uczciwość i otwartość, przy jednoczesnym dążeniu do ponadprzeciętnego zysku. Aby określić swoje wartości, należy stworzyć listę wartości i wybrać te, które są dla Pana najważniejsze. Aby przyjąć i utrzymać te wartości, należy napisać oświadczenie zobowiązujące do ich przestrzegania.
Pomyśl, zanim skoczysz
Wyrobić w sobie nawyk myślenia przed działaniem. Poświęcić 20% czasu na myślenie i 80% czasu na działanie w oparciu o to, co Państwo rozważają. Celem jest zdyscyplinowane działanie, na przykład przestrzeganie cyklu planowania, który łączy wydarzenia i procesy.

„Nastawienie na więcej dotyczy nie tylko tego, aby robić więcej i mieć więcej, ale również tego, aby stać się kimś więcej niż się jest teraz”.
Typowy cykl obejmuje:

Coroczne spotkanie planistyczne, trwające od jednego do trzech dni.
Cztery sesje planowania kwartalnego, trwające od pół dnia do całego dnia.
Sesję planowania w każdym miesiącu, trwającą około pół dnia.
Plan tygodniowy, który ukierunkowuje Państwa działania na dany tydzień.
Przygotowanie każdego dnia do tego, co będzie Pani robić.
Przygotowanie przed wykonaniem rozmowy (przygotowanie przed rozmową)
Refleksja po wykonaniu telefonu (refleksja po rozmowie).
„Zaplanować czas na myślenie każdego dnia”.
Podczas rekolekcji planistycznych należy ustalić cele sprzedaży dla swojego terytorium, dokładnie przeanalizować swoich klientów i perspektywy oraz ustalić własne cele i plany strategiczne dla najważniejszych klientów. Kwartalne sesje planistyczne mają na celu przegląd i dopracowanie tych decyzji i planów. Co miesiąc należy tworzyć plan główny jako „podstawowy dokument operacyjny”. Niech będzie konkretny, ma od jednej do trzech stron i zawiera cele miesięczne, cele dla najważniejszych klientów, plan nauki i tygodniowy plan terytorium. Planować każdy tydzień w ciągu poprzedniego tygodnia, a na koniec każdego dnia poświęcić 30 minut na zaplanowanie następnego. Przed rozmową handlową należy się przygotować, wyznaczając cele na spotkanie. Po spotkaniu należy zastanowić się nad sesją, co poszło dobrze, a co wymaga poprawy.

Myśl o właściwych rzeczach
Proszę nauczyć się myśleć o właściwych rzeczach we właściwy sposób. Proszę opanować pięć najważniejszych procesów myślowych:

  1. Analizuj
    Proszę rozłożyć swoją pracę na części składowe. Zacząć od głównych zadań, takich jak kontakty z klientami, praca z prospektami, interakcje z innymi pracownikami, pisanie raportów, planowanie i poznawanie Państwa produktów lub usług. Proszę podzielić te zadania na konkretne kryteria. Na przykład, proszę przeanalizować klientów według rodzaju lub podzielić jutrzejsze zadania według różnych obszarów działalności.
  2. Ustalić priorytety
    Skupić się na najlepszych klientach i prospektach, tak aby zainwestować swój czas i energię w celu uzyskania maksymalnego zwrotu.
  3. Zaplanuj
    Po przeanalizowaniu i ustaleniu priorytetów dla prawie wszystkiego, co Państwo robią, należy stworzyć plan na następny tydzień, wyliczając wszystkie możliwe działania. Następnie należy ustalić priorytety, co należy zrobić w pierwszej kolejności. Proces planowania należy rozpocząć od oceny sytuacji. Jasno określić swoje cele i zadania. Ustalić plan działania z etapami realizacji. Zgromadzić niezbędne zasoby lub narzędzia, takie jak literatura firmowa.
  4. Obraz
    Proszę wyobrazić sobie konkretne sytuacje, w których spodziewają się Państwo uczestniczyć, np. rozmowę handlową. Proszę przećwiczyć umysłowo, jak aktor, aby dobrze wypaść.
  5. Refleksja
    Zastanowić się nad czymś, co już Państwo zrobili. Zastanowić się, co poszło dobrze, a co nie i dlaczego. Zauważyć obszary problematyczne i poprawić je.

Ustalić priorytety dla swoich klientów i prospektów
Zidentyfikować swoich najbardziej potencjalnych klientów i prospektów, poświęcić im 50% czasu, a pozostałą część pozostałym. Aby zmierzyć potencjał, należy zbadać stosunek prawdopodobieństwa ewentualnego zysku do zainwestowanego czasu.

„Pomyśl o tym, zanim to zrobisz”.
Potencjał należy mierzyć za pomocą dwóch czynników:

Quantified Purchasing Capability (QPC) – Jest to obiektywna miara tego, ile klienci mogliby od Państwa kupić, gdyby kupili wszystko, co się da, zwykle obliczana w skali roku.
Zdolność partnerska – Należy dokonać subiektywnej analizy prawdopodobieństwa, że perspektywa lub klient zostanie partnerem, być może na podstawie chemii między Państwem.
„Poświęć około 20 procent swojego czasu na myślenie o pozostałych 80 procentach”.
Aby przeprowadzić taką analizę, należy wyciągnąć kalkulator i pracować z liczbami. Uzyskać ocenę zarówno dla QPC, jak i zdolności partnerskich. Na podstawie tych ocen podzielić konta na kategorie A (wysoki potencjał), B i C, tak aby połowę czasu poświęcić na konta A.

Zachować kontrolę i pozbyć się śmieci
Nieoczekiwane i nieprzewidywalne zdarzenia są częścią terytorium sprzedaży. Aby „utrzymać się na powierzchni” i mieć kontrolę, należy podjąć następujące kroki:

Stale oceniać swoje priorytety i w razie potrzeby zmieniać priorytety swoich działań.
Podążać za pieniędzmi. Gdy jest się przytłoczonym, należy szybko wykonywać zadania, które przynoszą największe zyski.
Być przygotowanym na wykorzystanie czasu przestoju. Na przykład wziąć pracę do wykonania w czasie oczekiwania.
Nie reagować natychmiast na wydarzenia. Proszę wybrać, kiedy i jak reagować.
Gdy pojawia się okazja, np. niespodziewany rozmówca, należy określić jej wartość i nadać jej priorytet wraz ze wszystkimi innymi sprawami.
W razie potrzeby powiedzieć „nie”.
„To, jak Pan myśli, ma większy wpływ na Pana wyniki niż jakakolwiek inna rzecz, którą Pan robi”.
Pozbycie się „śmieci”, czyli niepotrzebnej pracy, która może zapchać Państwa dzień. Na przykład, zamiast poświęcać czas na zbieranie literatury handlowej w biurze, należy trzymać ją w samochodzie lub w domu. Nie należy wpadać do potencjalnych klientów w nadziei, że ktoś Pana zauważy. Proszę dzwonić z wyprzedzeniem. Zamiast prowadzić rozmowy z kolegami, proszę poświęcić ten czas klientom. W miarę możliwości delegować zadania.

Stworzenie systemów i skutecznych procesów
Stworzyć dobre, niezawodne systemy, aby spędzać mniej czasu na wykonywaniu pracy i maksymalizować jej wartość. Stworzyć skuteczne procesy, takie jak procedury umawiania spotkań i śledzenia rachunków. Założyć na komputerze formularz profilu konta, aby wprowadzać informacje o klientach i prospektach. Wykorzystanie plików z notatkami, które przypominają o koniecznych zadaniach.

„Istnieje kilka procesów myślowych, których opanowanie jest niezbędne, jeżeli chce się być skutecznym menedżerem czasu. Są to: analiza, planowanie, ustalanie priorytetów, obrazowanie, refleksja”.
Proszę zastosować to systematyczne podejście do tworzenia i realizowania skutecznego procesu sprzedaży. Na przykład, proszę używać laptopa z oprogramowaniem do zarządzania kontaktami, aby zbierać i przechowywać dane o klientach i prospektach. Ukierunkować swoją uwagę. Skupić się na budowaniu relacji, które są podstawą skutecznej sprzedaży. Rozumieć swoich klientów na tyle dobrze, aby dopasować swój produkt do każdego z nich. Gdy klient dokona zakupu, należy upewnić się, że jest zadowolony, a następnie wykorzystać to zadowolenie, aby zaoferować mu więcej możliwości zakupu u Państwa.

Pielęgnować dobre relacje i dobre życie
Proszę szukać relacji z osobami, które pomogą Państwu znaleźć wykwalifikowanych prospektów, na przykład z klientami, którzy mogą być skłonni polecić Państwa swoim kolegom. Proszę skorzystać z pomocy w dzwonieniu na spotkania, sprawdzaniu cen lub wysyłaniu informacji do leadów i klientów. Może nawet uda się zachęcić małżonka lub nastolatków do pomocy.

„Kiedy analizuje się, najpierw wybiera się rzecz do analizy, następnie wybiera się kryterium, a potem rozbija się rzecz na części przy użyciu tego kryterium”.
Wreszcie, należy starać się zachować równowagę w swoim życiu, aby pracować jak najbardziej efektywnie. Proszę nauczyć się przyjmować odpowiedzialność osobistą, być skłonnym do podejmowania ryzyka, jeżeli daje ono duże szanse na korzystny zwrot i zachować postawę otwartości.

O Autorze
Dave Kahle był sprzedawcą numer jeden w kraju dla dwóch różnych firm w dwóch różnych branżach. Jest konsultantem i edukatorem, który pomaga sprzedawcom poprawić ich wyniki. Opublikował ponad 400 artykułów i jest autorem trzech książek.